導入事例から見るWeb社内報のメリットと効果〜vol.3

社内報は、従業員のモチベーションを高めるためにも重要な役割を果たします。
また、社員のコミュニケーションを促進することで、チームビルディングや組織の結束力の向上にもつながります。
昨今では、紙媒体だけでなく、Webでも配信されるようになり、紙の社内報からWeb社内報へ切り替えたり、両方を併用する企業が増加しています。
Web社内報の場合、従業員がいつでもアクセスできるようになり、より柔軟な形で情報を提供することができます。
一方で、社内報をWeb化することで何が変わるのか、Web社内報を導入するメリットなどを模索している企業が多いのも現状です。
Web社内報でどんなことができるのか、使いこなせていけるのか、コストが高くなるのではないかといった疑問から、導入へのハードルを感じている方も多くいらっしゃいます。

今回はこうした疑問を払拭すべく、Web社内報アプリ「SOLANOWA」を実際に導入している企業の成功事例から見えてくるWeb社内報のメリットや効果をご紹介します。
日立システムズエンジニアリングサービスさま、明電舎さまを筆頭に、紙の社内報からのデジタルシフトが急務であり、PCデバイスを持たない現場の従業員が多い企業ならではの悩みなど、さまざまなコミュニケーション課題をどのように解決できたのか。
Web社内報がどのような効果をもたらすか、多数の企業から4社の導入事例の一部をまとめました。Web社内報の導入を検討中の方や、Web社内報をどのように活用すべきかお悩みの方はぜひご一読ください。

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Web社内報とは

Web社内報とは、企業内での情報共有を目的として、自社の従業員に向けてインターネット上に公開される社内報のことです。
従来の紙媒体の社内報と異なり、Web社内報はインターネットを通じてアクセスできるため、場所や時間にとらわれることなく、いつでもどこでも閲覧できます。
近年では外部に向けて公開する「オープン社内報」を運営する企業も増えていますが、一般的にWeb社内報は自社の従業員やその家族、OBなど特定の人だけが読めるように公開されることがほとんどです。

Web社内報は、企業内の様々な情報を掲載することができます。
例えば、会社のニュースやイベント、業績報告、社員紹介、社員の活躍や功績、福利厚生や研修制度、社員の声など、従業員が必要とする様々な情報を提供することが可能です。
また、読者である従業員がコメントしたり「いいね」などリアクションができる機能を搭載したWeb社内報サービスを選ぶことで、双方のコミュニケーションを活性化することができます。
Web社内報は、情報共有を円滑にするための効果的な手段であり、企業内でのコミュニケーションを促進することができるメディアと言えるでしょう。

Web社内報のメリット

Web社内報のメリットは、多岐にわたります。
まず、情報の伝達がスムーズである点です。
Web社内報は紙の社内報と比較して、いつでも更新ができる速報性やスピード感に優位性があります。
紙媒体の場合、印刷や配布などの手間がかかりますが、Web社内報は一度公開すれば、従業員が自由に閲覧できるため、情報共有のスピードが速くなります。
リアルタイムの情報発信に強く、動画や音声など多彩なコンテンツで情報を発信することが可能です。PCやスマホ、タブレットなど複数のデバイスから閲覧できる利便性の高さがあります。
さらに、ペーパーレス化による大幅コストカットが実現できる点も大きなメリットの1つです。
環境にも優しいため、企業のCSR（Corporate Social Responsibility）に貢献することができます。
そして、誌面のような掲載場所の制限がないため、内容に合わせた情報量を調整しやすく、過去の情報など読みたいものを探す時の検索性にも優れています。
他にも、Googleアナリティクスなどを併用して「いつ誰が何の記事をどのくらい見たか」という効果測定を数値化し把握できるのもWebならではのメリットです。
ただし、Web社内報には、情報漏洩のリスクがあるため、適切なセキュリティ対策が必要です。

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Web社内報の需要が高まる背景

近年、企業のグローバル化が加速し、多様化するビジネスニーズに対応するため、従業員の働きかたも多様化しています。
そのため、企業内での情報共有やコミュニケーションがますます重要になっています。
また、リモートワークやテレワークが一般化し、オフィスに集まる機会が減少したことも、Web社内報の需要を高めている要因です。

Web社内報の需要が高まるもう一つの背景として、デジタル技術の進化があります。
スマートフォンやタブレットの普及により、インターネットにアクセスできる機器が身近になり、従業員がWeb社内報を閲覧する環境が整いました。
また、クラウド技術の発展により、Web社内報を簡単かつ安全に公開することが可能になりました。

そして、Web社内報は従来の紙媒体の社内報よりも柔軟性が高く、より多様な情報を掲載することができます。
例えば、動画や音声、画像などのマルチメディアを活用することで、より分かりやすい情報を提供することができます。
また、社員が自分で情報を探すことができるため、より自発的な情報収集が可能です。

企業のグローバル化やデジタル技術の進化、リモートワークの普及などを背景に、Web社内報の需要が高まっています。

導入事例からみるWeb社内報のメリットと効果

それでは、Web社内報を導入することで実際にどんな効果やメリットがあるのでしょうか。
当社が提供しているSOLANOWAは、80万ユーザーを超える数多くの企業に導入いただいております。
ここからは、SOLANOWAを活用して課題の解決へとつなげている企業の導入事例をご紹介していきます。
なお、各社導入事例のPDF資料はリンク先からダウンロードいただけますので、ぜひご覧ください。

・株式会社日立システムズエンジニアリングサービス

運用コストは半減！情報発信量は4倍以上へ！コーポレートブランディング浸透のためになくてはならないツールへ

会社名：株式会社日立システムズエンジニアリングサービス
設立：1970（昭和45）年3月17日
従業員数：2,061名（2021年4月1日現在）
所在地：〒160-0023 横浜市西区みなとみらい2-2-1 横浜ランドマークタワー32階
事業内容：システム構築、システム運用・監視・保守、情報関連機器・ソフトウェアの販売と開発など

＜導入前の課題＞
これまで年4回ペースで紙の社内報を運営しておりましたが、全国各支店の2,000名を超える従業員を対象に配布し続けるにはあまりにもコスト高でした。
また、コロナ禍が拍車となり紙ベースでは配布が難しくなった点も課題の1つでした。
同時に、コーポレートブランディング活動を本格化していくフェーズの中、従業員間の相互コミュニケーション促進を担える次世代の社内報を模索していました。
動画でメッセージ配信ができたり、経営者と従業員のコミュニケーションを活性化できる場を作ることや、コーポレートブランディング活動を全社へ浸透させるためのツールとしても、タイムリーな情報伝達ができるように一刻も早く社内報をデジタル化およびアプリ対応をする必要がありました。
また、支店が多いことからも、紙の社内報とイントラだけでは社員たちの声を拾いきれない場面が増えていました。

＜導入後の効果＞
社内報のアプリ化により、紙の社内報に必要だった配送コストだけでも半額以下へ軽減し、人員工数も含めると費用削減効果は計り知れません。
また、テンプレート搭載のSOLANOWAを活用することで直感的な操作が可能になり、以前より制作工数も削減し、更新頻度は週4回以上と格段にアップしたことで、情報の発信量だけでも4倍以上の数値が出ています。
コーポレートブランディング活動の一環として経営者からの動画メッセージ配信に注力したかったこともあり、かんたんに動画ページを用意できるようになったことで、伝えたいことを直ちに届けることができる点も大きな効果です。
その他にも、当社がスポンサーのFMラジオ番組「日立システムズエンジニアリングサービス LANDMARK SPORTS HEROES」の音源を従業員限定で半永久的にアーカイブ視聴できるようにできため、多くの従業員から大好評をいただいています。

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・株式会社明電舎

約10,000名の日本全国や世界で活躍する社員とSOLANOWAで繋がり全体の「一体感」を高めて社員のモチベーションアップや社内活性化に解消

会社名：株式会社明電舎
設立：大正6年6月1日（創業 明治30年12月22日）
従業員数：連結 9,599名　単独 3,924名（2020年3月31日現在）
所在地：〒141-0032 東京都品川区大崎二丁目1番1号 ThinkPark Tower
事業内容：発・変電等エネルギーシステム、水処理システム、産業システムなどの製造・販売・保守サービス

＜導入前の課題＞
株式会社明電舎は電力インフラや水処理システムなどインフラ事業を中心に、国内、海外で幅広く事業展開をしています。
当社は広報のツールとして、WEB社内報での情報発信に加えて、年に4回冊子を発行し、月に1回ビデオニュースで映像配信をしています。
リニューアル前の社内ブログは、サイト自体が見づらく、新着順にしか記事が表示されなかった点や、社内からしかアクセスできず、パソコンを支給されない現場の人たちが見られない点が課題でした。
そのため、個人のスマートフォンやタブレットからでも安心してアクセスできるセキュリティの高さがSOLANOWA導入の大きな決め手でした。
さらに読み手に優しいデザイン性ももちろん重視しておりましたが、従来の社内ブログは更新作業が難しく担当者への依存性が高かったため、誰でも簡単に更新作業ができる操作性も決断のポイントでした。

＜導入後の効果＞
SOLANOWA導入後、閲覧数はリニューアル前の倍以上に伸び、これまでよりも幅広い層の社員が積極的に情報提供してくれるようになりました。
今まで閲覧できていなかった工場勤務層はもちろん、ターゲットとして強化したかった若手社員層も新たな気持ちで真剣に見てくれています。
新入社員に関しては、新型コロナウィルス感染症対策による緊急事態宣言真っ只中の入社となったため「みんなで新入社員にエールのメッセージを送ろう」という企画を立ち上げました。
そこでは「今は大変かもしれないけど、君たちの頑張りが会社の成長につながるよ」「会えるのを楽しみにしています」など、不安を抱える新入社員に向けたたくさんのコメントが寄せられ、新入社員の不安が吹き飛びモチベーションが上がっただけではなく、会社全体にも温かい空気が広がり、SOLANOWAによる社内コミュニケーションの効果を強く感じました。

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・TAKAMI HOLDINGS株式会社

全国各地・海外を拠点とするクルーが「知りたい情報を、知りたいと思った時に、知れる。」場所を目指して

会社名：TAKAMI HOLDINGS株式会社

設立：2017年5月（創業1923年）

従業員数：1,319名（2019年6月現在）

所在地：〒600-8119 京都市下京区富小路通五条下ル本塩竈町557番地の2

事業内容：ウエディング事業、飲食事業、不動産事業、マーケティング、ブランディングを行う子会社の経営管理

＜導入前の課題＞
TAKAMI HOLDINGSはブライダル事業に始まり、MICE、レストラン、フラワー、フォト、PRの分野でも事業を展開。 2017年にはホールディングス化をするなど、伝統を守りつつ、時代のニーズに合わせて常に新しい挑戦を続けてきました。 その中で、日々更新される情報をどのように社内に浸透させていくかが課題となっていました。
以前は社内の情報共有にチャットアプリを使っていましたが、イベント動画や写真を上げてもサムネイルすら表示されず見落とされがちだったため、より社員の目に留まりやすいWebコンテンツに適した情報共有ツールを探していました。
SOLANOWAはマルチデバイスで画像や動画がきれいに表示されることが魅力的でした。また、デザインもシンプルでわかりやすく、幅広い年代のクルーが所属している当社としては直感的に操作できる点も外せない条件でした。

＜導入後の効果＞
まずは写真や動画の掲載レイアウトを自由に設計でき、フォントサイズ・カラーの使い分けもできるため読みやすい記事を発信できるようになりました。
また、解析ツールにより人気のある記事や動画を分析できる点も大きいです。
例えば、年に一度開催される大型イベントのダイジェストムービーを配信しているのですが、導入から僅か3週間で動画再生回数が昨年対比80%を上回りました。
また、目玉コンテンツの一つとして役員の不定期連載を開始したのですが、普段は直接関わることのないクルーから本人へ直接感想や意見が届くようになり、会議中のアイスブレイクのネタになるなどリアルなコミュニケーションにも役立っています。
SOLANOWAの導入からまだ間もないのに様々な効果が出てきており、少しずつクルーが自社の情報に興味を持てる環境が整えられてきたことを強く感じています。

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・KNT-CTホールディングス株式会社

ユーザー数無制限を有効活用！グループ全社とOBを含む約6,000名のコミュニケーションをつなぐWeb社内報が誕生

会社名：KNT-CTホールディングス株式会社

設立：1947年（昭和22年）5月26日

従業員数：5,011名　※グループ外出向の社員も含む

所在地：〒163-0239 東京都新宿区西新宿2-6-1 新宿住友ビル

事業内容：団体旅行事業、個人旅行事業、メディア型旅行事業を中心としたグループの経営戦略・経営管理

＜導入前の課題＞
KNT-CTホールディングスは、「近畿日本ツーリスト」や「クラブツーリズム」をグループに擁し、旅行事業をはじめとしたグループ各社の経営管理を行なっております。
1955年から社内報「ひまわり」を発行しており、近年では年に4回発行していましたが、社員の手元に届く頃には情報の鮮度が落ち、数ヶ月のタイムラグが生じてしまう点に物足りなさを抱えていました。
また、SDGsの推進から印刷配送による環境へのダメージも配慮していく必要性を感じていました。
そして何よりも、旅行業界が多大な影響を受けたコロナ禍により、休業や時短を余儀なくされていた社員へタイムリーに情報を届けることができなくなりました。
社内報が配布できない状態と重なったこともあり、このままではグループ全社での情報共有に加え、社員同士のコミュニケーションのきっかけが減少する危機感を早急に打開する必要がありました。

＜導入後の効果＞
ユーザー数無制限のSOLANOWAを利用することで、OBにもアカウントを配布することが可能となり、1955年から続いた紙での社内報発行を完全に廃止する英断ができました。
そしてWeb社内報として生まれ変わった「ひまわり」で、グループ全社へタイムリーに情報発信ができるようになりました。
さらに、リアクション機能によりチームの仲間にとどまらず、他グループやOBの方々からの反応までダイレクトに伝わるため、新たなコミュニケーションツールとして、コミュニケーションの活性化が可能と大きな期待を感じています。
開始早々に積極的に各部署から記事掲載依頼がきたときは「自らも情報を発信できるツール」として捉えてもらえていると強く感じました。
その中でも社員紹介コーナーが人気で、社員同士が次々と紹介リレーをつないで盛り上がり、グループを超えたコミュニケーションが実現できたと思います。

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まとめ

Web社内報を導入することで得られる効果や具体的なメリットについて、実際の導入事例からご紹介しました。
Web社内報は、リアルタイムでの更新が可能であるため、常に最新の情報を共有することができます。
そして、Web社内報のメリットとして、従業員のアクセスしやすさがあります。
従業員が外出先であったり、PCデバイスを至急されていない場合であっても、スマートフォンやタブレットなどから簡単にアクセスできるため、働きかたの多様化にも対応できます。

また、Web社内報は情報を蓄積してアーカイブできるストック型のツールでもあります。
検索性に優れており、必要な情報をすぐに探し出すことができます。
さらに、Web社内報は紙媒体の社内報よりもコストが低く、SDGsの観点からも環境にも優しいというメリットがあります。

以上のように、Web社内報はコスト削減、SDGs、リアルタイムな情報共有、アクセスしやすさ、検索性の高さなど、多くのメリットを持っています。
当社が提供しているWeb社内報アプリ「SOLANOWA」では、今回ご紹介した導入事例の他にも、さまざまな企業課題を解決してきた成功事例が多数ございます。
Web社内報を導入することでどんな効果が得られるのか、そしてコミュニケーション課題を抱える企業の解決支援になれるよう、今後も導入事例をご紹介してまいります。

Web社内報アプリ『SOLANOWA』もぜひ合わせてご検討ください。

筆者：プロモーションチーム ディレクター 村上恵美

某音楽配信サイトのプロモーションチームに配属。サイト運営をしながら、主にアーティストのキャッチコピーなどライティング業務にも従事。ECサイトでは毎月100本の商品紹介文を作成し購買率の向上に貢献。2021年 「"はたらき"から、笑顔を」という会社のビジョンを熱く語る上司に魅了されスカイアークへ入社。SOLANOWAのシェア拡大に向け、Web、SNSなどのコンテンツ強化を中心に、プロモーション業務全般のディレクションを担当。