導入事例から見るWeb社内報のメリットと効果

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社内コミュニケーション活性化や従業員エンゲージメントを高めるツールとして多くの企業で活用されている社内報ですが、近年では急速なWeb化が進んでいます。
その背景には、コロナ禍で紙の社内報が物理的に配布が難しくなった点や、企業におけるデジタルシフトの推進によるペーパーレス化などがあげられます。
一方で、社内報をWeb化することで何が変わるのか、Web社内報を導入するメリットなどを模索している企業が多いのも現状です。

今回は、Web社内報を実際に導入している企業の成功事例から見えてくるWeb社内報のメリットや効果をご紹介します。
明治ホールディングス株式会社さま、株式会社学研ココファンさまを筆頭に、拠点を多く持つ企業ならではの悩みや、グループ間の情報共有に対する障壁など、さまざまなコミュニケーション課題をどのように解決できたのか。
Web社内報がどのような効果をもたらすか、多数の企業から4社の導入事例の一部をまとめてみました。
Web社内報の導入を検討中の方や、Web社内報をどのように活用すべきかお悩みの方はぜひご一読ください。

社内報の目的

社内報の目的は、大きく分けて下記の6点があげられます。
 1:情報共有
 2:社内コミュニケーション活性化
 3:理念浸透や相互理解を深める
 4:社員のモチベーションアップ
 5:社員の家族に向けた情報提供
 6:採用ツールやブランディングに役立つ

1:情報共有

企業活動で欠かせないのは情報共有だと言っても過言ではありません。
特に企業の規模が大きくなればなるほど、他部署や拠点の情報を知ることが難しくなる傾向にあります。
そこで、社内報というツールを活用して全社で情報共有が可能なフローを確立することが企業活動では重要になります。

2:社内コミュニケーション活性化

各部署や拠点の取り組みや社員の活躍など、さまざまな情報を発信することで組織や個人についての理解が深まり、コミュニケーションの活性化につながります。
また、社員同士のコミュニケーションが活性化することで、自社に対する愛着が生まれ、離職率の抑制にも効果があります。
社内報のブラッシュアップに成功している企業では、風通しの良い企業文化を形成する土台になってくれているという声も上がっています。

3:理念浸透や相互理解を深める

企業がどんな経営戦略を練っているのか、どんな理念があり社員にどのような仕事をしてもらいたいと考えているのか。
こうした理念を社内報を通じて社員に向けて繰り返し発信していくことで浸透を促し、経営者と従業員間の相互理解が深まります。
社員一人ひとりが自社への理解を深めることは、組織力の向上や愛着心につながります。

4:社員のモチベーションアップ

多くの従業員が目にする社内報に取り上げられることで、新たなやる気を引き出し、仕事に対するモチベーションを向上させる効果が期待できます。
また、定量的な成果をあげた従業員ばかりがフォーカスされがちですが、普段は裏方に徹しがちな部署を取り上げるなど、さまざまな事業や部署が企業を支えていることを伝えるようにするとより効果的です。
掲載をきっかけにポジティブなアクションが返ってくることで、それを受けた側も「もっと頑張ろう!」と、より前向きな気持ちになれるでしょう。

5:社員の家族に向けた情報提供

企業にとって、従業員とその家族も大切な存在です。
社内報を家族に読んでもらうことで、企業に対する理解を深めてもらうツールになります。
自分の家族が働いているのはどんな企業なのかを社員の家族に理解してもらうことで、本人も安心して働くことができます。
結果として、家族に向けて情報を共有・発信することで、本人の離職率を低下させる効果も期待できます。

6:採用活動やブランディングに役立つ

採用活動で自社を知ってもらうためのツールとして社内報を活用している企業が増えています。
最近ではベンチャー企業を中心に、誰でも読めるウェブサイトのようなオープン社内報を運用する企業も増加中です。
面接や会社紹介だけでは伝わりづらい社内の雰囲気なども、社内報のさまざまな情報から知ってもらうことができるでしょう。
採用におけるミスマッチを防ぐと同時に、企業のブランディングツールとしても社内報が役立ちます。

関連記事:6つの目的から読み解く「社内報の役割」とは?
 

Web社内報のメリットとは?

従来の紙の社内報とWeb社内報にはどんな違いがあるのでしょうか。
紙は「プッシュ型」メディアと呼ばれ、読者である従業員の手元に配られることで、目を通しやすい特徴があります。
対してWebは「プル型」メディアで、読者である従業員が自らサイトへ読みに行かなければならず、目を通すための行動が必要になります。
紙の場合は、手に取るついでにパラパラと中身を読んでもらえる確率は高くなりますが、Webは指定のページにアクセスし目当ての記事をクリックする過程があって読まれます。
こうした両メディアの違いをもとに、Web社内報のメリットやデメリットについてまとめてみました。

Web社内報のメリット

・情報共有がスピーディになる
紙の社内報の場合、制作から印刷や配布といった工程をはさむので、従業員に情報が共有されるまで時間がかかります。
そして、一度印刷した情報は修正や更新ができません。
その点、Web社内報は印刷や配布といった工程が不要なため、情報をすぐに発信することができリアルタイムで共有が可能です。
また、情報の修正も可能で、過去の記事を検索したり何度も読み返すことが簡単にできるようになります。

・社内コミュニケーションの活性化につながる
Web社内報の多くは、アクセス解析などを併用してPV数やアクセス数など閲覧数を可視化することが可能です。
従業員のニーズを把握しやすく、より自社に適した読まれるためのコンテンツ制作につなげることができます。
また、利用するWeb社内報サービスによっては、コンテンツにいいねボタンやコメント機能などが搭載できるため、双方向のコミュニケーション活性化が期待できます。

・掲載コンテンツの幅が広がる
紙の社内報の場合、誌面スペースには限りがありますが、Web社内報ならそういった情報のボリューム制限を受けません。
スマートフォンなど各種デバイスからも読みやすいように情報をまとめることは必要ですが、自由なボリュームでコンテンツを作成できます。
さらに、音声や動画といった紙媒体では共有することができないリッチコンテンツもWeb社内報であれば共有が可能です。

Web社内報のデメリット

・サービスによっては閲覧環境が限られる
一般的なWebサイトと違い、閉域サイトと分類されるWeb社内報は、従業員だけが閲覧できるように制限をかけるケースがほとんどです。
また、エッセンシャルワーカーをはじめとしたPCを持たない現業で働く従業員が、Web社内報を閲覧しにくくなる場合があります。
しかし、こうした問題もアプリ対応が可能なWeb社内報サービスを選ぶことで、PCがなくてもスマートフォンやタブレットなどさまざまなデバイスから閲覧できるようになります。

・閲覧率が下がる可能性がある
プル型メディアであるWeb社内報は、読むために「サイトにアクセスする」というアクションが必要です。
読者である従業員に、読みたいという気持ちを喚起させなければ、閲覧率が下がる可能性があります。
そのため、紙の社内報より更新頻度を上げたり、閲覧を習慣づけるために更新を告知するなど工夫が必要になります。
この点でもアプリ対応が可能なWeb社内報サービスを選ぶことで、プッシュ通知などで従業員へいち早く更新を伝えることが可能になります。

関連記事:Webか紙か?知っておきたい両メディアの強みと違い

    導入事例からみるWeb社内報のメリットと効果

    それでは、Web社内報を導入することで実際にどんな効果やメリットがあるのでしょうか。
    当社が提供しているWeb社内報アプリ『SOLANOWA』は、70万ユーザーを超える数多くの企業に導入いただいております。
    ここからは、SOLANOWAを活用して課題の解決へとつなげている企業の導入事例をご紹介していきます。
    なお、各社導入事例のPDF資料はリンク先からダウンロードいただけますので、ぜひご覧ください。

    ・明治ホールディングス株式会社

    自動翻訳により多言語でのタイムリーな情報発信が可能に!国内外で働く約18,000人のグローバルコミュニケーションを形成

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    会社名:明治ホールディングス株式会社
    設立:2009年4月1日
    従業員数:17,336人(2022年3月31日現在)
    所在地:〒104-0031 東京都中央区京橋ニ丁目4番16号
    事業内容:食品、薬品等の製造、販売等を行う子会社等の経営管理およびそれに付帯または関連する事業

    <導入前の課題>
    明治グループは、海外に30を越える拠点を持ち、グローバルに食と健康に関わる事業を展開しています。
    以前から国内向けグループ報と、海外従業員向けに英語・中国語で編集したグループ報を紙媒体で発行し、グループの一体感醸成とコミュニケーションの活性化を推進してきました。
    しかし、紙媒体ということでタイムリーに情報発信することができておらず、国内と海外をつなぐコミュニケーションができていないことも課題でした。
    この現状を変えるため、国や事業を超えてグループ全体で情報を発信・共有するツールがないかと探していたところ、SOLANOWAを知りました。
    また、中国拠点からもアクセスでき、セキュリティ面をクリアして対応できるということも導入を決めたポイントでした。


    <導入後の効果>
    SOLANOWA導入で3つの大きな変化がありました。1点目は日本語・英語・中国語で同じ情報を、タイムリーに発信できるようになりました。
    自動翻訳ツールの導入により、翻訳作業の工数削減にもつながっています。
    2点目はテキストと画像だけではなく動画やPDFなど、ユーザーに理解しやすいかたちでの表現もできるようになりました。
    3点目は海外拠点とのコミュニケーションが活発になりました。
    海外の従業員が投稿したレシピに日本の従業員が興味を示しコメント欄が盛り上がっているものや、海外のグループ会社から掲載用の動画が送られてきた時は、目指している「国を越えたグループ全社でのつながり」が形になってきたと実感し嬉しくなりました。

    明治グループさまのように海外に拠点を持つグローバル企業では、言語が異なる従業員同士のコミュニケーションに課題を抱えがちです。
    情報共有のためにコンテンツの翻訳に時間をかけている企業も多く、リアルタイムで発信することができない問題や、海外からのアクセスを可能にするためのセキュリティがクリアできないという大きなハードルがあります。
    しかしながら、この課題も多言語化に対応できるWeb社内報を選ぶことで解消することが可能です。
    また、SOLANOWAは総務省が定める情報指針に沿った堅牢なセキュリティを用意しているため、グローバル企業向けのWeb社内報を探している方は、ぜひ参考にしてみてください。

    導入事例ダウンロード

    ・株式会社学研ココファン

    グループ全社の一体感を生み出せるような情報発信フローの確立へ。トップメッセージが最多PVを記録するなど理念浸透へ大きく前進

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    会社名:株式会社学研ココファン
    設立:平成20年5⽉15⽇
    従業員数:6,000名(ココファングループ全体)
    所在地:〒141-8415 東京都品川区⻄五反⽥⼆丁⽬11番8号
    事業内容:高齢者支援事業、人材養成事業、訪問看護事業など

    <導入前の課題>
    弊社はグループ5社で構成されており、高齢者支援や子育て支援を筆頭に多くの事業を展開しております。
    企業の規模が大きくなる一方で、全社を繋ぐ情報発信や伝達フローの整備が遅れ、自社の事業以外のことをお互いが理解しづらい環境が課題だと感じていました。
    このままでは会社そのものや他グループ、各拠点に対し、従業員たちの関心や興味が希薄になってしまうのではないかと危惧していました。
    グループ全体で一体感を持ち、企業価値を向上させていきたいという経営理念を実現するためにも、早急にインナーコミュニケーションを活性化させる必要がありました。
    また、介護や保育といった現場で働くエッセンシャルワーカーが多く、1人ひとりに直接情報を届けることが難しいと感じていました。
    必要な情報が行き渡らない環境を改善できるツールを模索していました。


    <導入後の効果>
    SOLANOWAで効率よく情報を発信することで従業員に情報が行き渡るようになり、お互いの事業や仕事に関して興味を持てる環境づくりがスタートできました。
    これまでは広報が自主的に取りに行かなければ得られなかったさまざまな情報を、従業員から積極的に提供してもらえるようになったことも大きなターニングポイントです。
    そして以前から、企業理念の実現に向けてトップメッセージの発信に注力していましたが、Web社内報の中で一番PV数が高く読まれる記事となり、従業員一人ひとりにしっかりと届けられるようになりました。
    紙の社内報ではなかなか見えなかった読者である従業員の反応も、コメントやいいねボタン等から可視化されることで、運営側のモチベーションアップと社内コミュニケーションの活性化を促してくれると感じています。

    学研ココファンさまのようにエッセンシャルワーカーを多く抱える企業では、タイムリーな情報共有に課題を感じる傾向が見られます。
    デバイスを選ばず閲覧ができアプリ併用もできるWeb社内報サービスを活用することで、こうした従業員間の情報格差を解消することができます。
    また、ブログ感覚で定期的にトップメッセージを発信することで、PV数の高い人気コンテンツへとブラッシュアップしている運用方法も注目です。
    メッセージや理念の浸透などインナーブランディング強化を目指している方は、ぜひ参考にしてみてください。

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    ・株式会社BS朝日

    4K時代にチームが一丸となって戦えるように、誰がどこで働いていてもSOLANOWAを活用したクリエイティブな情報共有を

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    会社名:株式会社BS朝日

    設立:1998年12月

    従業員数:120名(2019年1月現在)

    所在地:〒106-0032 東京都港区六本木六丁目10-1 六本木ヒルズ森タワー16階

    事業内容:放送法による基幹放送事業 など

    <導入前の課題>
    2014年4月にテレビ朝日ホールディングスの完全子会社となり、当社単独では考えられなかったスポーツ番組も、地上波と連携して放送できるようになり、テニスやプロ野球、ゴルフ等のスポーツ中継だけでなく、ドラマや映画、ドキュメンタリー、情報番組、紀行番組、バラエティー番組まで、BS朝日は幅広いジャンルで勝負しています。
    そんな当社ですが、現在は100名を優に超える従業員規模となり、採用強化により来年度もさらに増える見込みのため、コミュニケーション強化と情報共有の効率化の必要性を感じていました。
    もともとはイントラネットに社内ポータルはありましたが、出先で働いているスタッフが多いため、閲覧されず効果を得られていませんでした。
    そのため、全部門のスタッフが、出先からも気軽に閲覧できるマルチデバイス対応のツールを探していました。


    <導入後の効果>
    SOLANOWAはスマホからも閲覧でき、オフィスにいない社員も隙間時間に社内情報をキャッチできるようになりました。
    目的ごとにわかりやすく記事が読めるように、「お知らせ」「オリジナルコンテンツ」「ベーシックコンテンツ」「社内カレンダー」というシンプルなメニューにしました。
    社員紹介や番組制作者へのインタビューで、秘話や極意を話す動画コンテンツを公開しており、コミュニケーションやクリエイティブの強化へのベース施策だと考えています。
    一方、申請資料一覧や、内線座席表など、社員のみんなの日常をちょっと助ける、使い勝手が良いコンテンツも格納しています。
    「社内報」という文化が今までない会社でしたが、SOLANOWAは複数の編集権限を設定できるので、分業作業がしやすく、これからもたくさんのコンテンツをスピーディに拡充し、社員に満足してもらえるモノにしていきたいと思います。

    BS朝日さまのように従業員の規模が拡大中の企業では、情報共有をどのように効率化していくかを課題に感じる傾向が見られます。
    また、外出が多いクリエイティブ業界では社内ポータルや社内報を「見に行く」という文化が根付きにくい傾向にあります。
    しかしながら、Web社内報のコンテンツとして業務に関する情報を集約させることで、従業員が「知りたい情報はここを見ればいいんだ」と感じてもらうことが可能です。
    スピーディーな情報共有の方法や、従業員が読みたくなるWeb社内報の作りに悩む方は、ぜひ参考にしてみてください。

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    ・株式会社藤田観光

    約4,500名のスタッフ全員へ、経営メッセージを伝えるためSOLANOWAを通じてコミュニケーションをとりながら繊細なフォローを

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    会社名:株式会社藤田観光

    設立:1955年11月

    従業員数:1,515名(2018年12月31日 現在) 他 期中平均有期雇用者数 3,064名

    所在地:〒112-8680 東京都文京区関口2-10-8

    事業内容:ホテル・旅館業、飲食店業他

    <導入前の課題>
    藤田観光は、観光業界の先駆けとして1948年に当社のルーツである「箱根小涌園」を開業し、以来、宿泊、リゾート、婚礼、レジャーなどの事業を展開してまいりました。
    1955年の創立から現在では、グループ全体で約1,500名(有期雇用者数を含めると約4,500名)のスタッフを抱える企業に成長しております。
    一方で、全国各地で勤務する全スタッフへ向けて経営メッセージを情報発信できるツールは、隔月で発行している社内報しかありませんでした。
    しかし、紙媒体のため、どの程度の人が読み、経営メッセージが浸透しているのかわかりませんでした。
    また、現場から全社へ向けてリアルタイムに情報発信できるツールもなく、今まで培ってきたノウハウや、私たちが働くモチベーションの根底にある「お客さまの声」が事業所内の共有で止まってしまい、全スタッフへの共有があまりできない状態でした。


    <導入後の効果>
    導入を検討する際、簡単に操作できる点、リアルタイム配信が可能な点、そしてアクセス解析が可能なツールを探しておりましたが、SOLANOWAは写真・動画をレイアウトし、文章を載せる基本的な操作が誰でも簡単にできるため、更新作業の標準化ができると感じました。
    加えて観光業界はインバウンドの急増によりニーズの変化も速く、ページの制限もある隔月発行の社内報では全てを伝えることができませんでしたが、Web化によりタイムリーな情報を発信できるようになりました。
    そして、アクセス解析で、人気のあるコンテンツの把握ができ、読んでもらえていない記事を個別にフォローすることにより、PDCAを回しやすくなりました。
    また、紙の社内報の内容は今までより深く、さらに吟味した内容で作ることができるようになりました。
    今まで抱えていた課題をSOLANOWAにより解消することができ大変満足しています。

    藤田観光さまのように全国各地で勤務する従業員を多く抱える企業では、全従業員への情報共有に障壁を感じる傾向が見られます。
    また、観光業を筆頭にした顧客のニーズの変化が早いサービス業界では、情報やニュースの共有だけではなくナレッジの共有も重要になります。
    Web社内報はリッチコンテンツも活用できるため、動画や音声を通じてわかりやすいナレッジの共有と蓄積が可能になり、さらに情報のタイムロスも払拭できます。
    紙の社内報だけではカバーしきれない情報を従業員に届ける方法に悩む方は、ぜひ参考にしてみてください。

    導入事例ダウンロード

    まとめ

    Web社内報を導入する具体的なメリットについて、実際の導入事例からまとめてみました。
    企業により、抱えているコミュニケーション課題や、情報共有に対する障壁は実にさまざまです。
    例えば、グローバル企業であれば、異なる言語を持つ従業員同士のコミュニケーションを活性化するためには、お互いの言葉を理解できる環境が必要です。
    翻訳もカバーできる多言語対応が可能なWeb社内報を導入することでその課題を解消できたように、抱えている課題によって必要なものは変わってきます。
    紙の社内報だけではタイムリーな情報共有ができず、お互いのことが見えづらい状況を変えたい場合は、情報発信までのスピード感があるWeb社内報はおすすめです。


    このように、Web社内報の導入を検討する際は、自社の課題は何かを事前に洗い出しておくことが大切です。
    当社が提供しているWeb社内報アプリ『SOLANOWA』では、今回ご紹介した導入事例の他にも、さまざまな企業課題を解決してきた成功事例が多数ございます。
    コミュニケーション障壁をはじめ、顕在化された企業課題の解決支援となれるよう、今後も導入事例をご紹介してまいります。

    マーケティンググループ プロモーションチーム 村上恵美

    筆者:
    マーケティンググループ プロモーションチーム
    村上恵美

    2010年より音楽配信サイトにて、各レコード会社のアーティスト紹介に関するキャッチコピーの考案や、楽曲の紹介文作成などライティング業務に従事。2015年より、BtoC向けECサイトのセールスライターとして、月100本の商品紹介文を作成し、CVR7%の維持に貢献。2021年に株式会社スカイアーク入社。社内報プラットフォーム『SOLANOWA』のシェア拡大に向けたインナーコミュニケーション領域に関するコラム執筆やSNS運用など、プロモーション業務を担当する。