導入事例から見るWeb社内報のメリットと効果〜vol.2

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社内報といえば長く紙媒体が主流でしたが、コロナ禍を境にリモートワークが普及し、減少しがちな社内コミュニケーションの活性化をはかるためWeb社内報を導入する企業が増加中です。
しかしながら、Web社内報でどんなことができるのか、使いこなせていけるのか、コストが高くなるのではないかといった疑問から、導入へのハードルを感じている方も多くいらっしゃいます。

今回はこうした疑問を払拭すべく、Web社内報アプリ『SOLANOWA』を実際に導入している企業の成功事例から見えてくるWeb社内報のメリットや効果をご紹介します。
小田急電鉄株式会社さま、総合メディカルさまを筆頭に、PCデバイスを持たない現場の従業員を多く抱える企業ならではの悩みや、さまざまなコミュニケーション課題をどのように解決できたのか。
Web社内報がどのような効果をもたらすか、多数の企業から4社の導入事例の一部をまとめました。Web社内報の導入を検討中の方や、Web社内報をどのように活用すべきかお悩みの方はぜひご一読ください。

関連記事:導入事例から見るWeb社内報のメリットと効果

Web社内報の需要が高まる背景

なぜ今、Web社内報の需要が高まっているのでしょうか。
その背景には大きく分けて2つの理由があります。
1つめの理由は、感染拡大によりテレワークが普及し働き方が変化したことで、組織内の意思疎通や部署を横断した情報共有が難しくなり、コミュニケーション障壁を取り除くツールとしてWeb社内報を活用したいと考える企業が増えたこと。

2つめの理由は、同じくテレワークが普及したことで、紙の媒体で配布することが物理的に困難になり、配信ができるWeb社内報への切り替えや併用を検討する企業が増えたこと。
以上の理由から、Web社内報の需要が急速に高まっています。

また、SDGsの観点から企業活動においてペーパーレス化が進んでいることも、Web社内報の需要の高まりとなっている一因です。 

Web社内報が選ばれている理由

Web社内報は紙の社内報と比較して、いつでも更新ができる速報性やスピード感に優位性があります。
リアルタイムの情報発信に強く、動画や音声など多彩なコンテンツで情報を発信することが可能です。PCやスマホ、タブレットなど複数のデバイスから閲覧できる利便性の高さがあります。
また、ペーパーレス化による大幅コストカットが実現できる点も大きなメリットの1つです。
誌面のような掲載場所の制限がないため、内容に合わせた情報量を調整しやすく、過去の情報など読みたいものを探す時の検索性にも優れています。
紙ではできない公開後の情報の修正や更新ができるのも強みです。
読者である従業員がコメントしたり「いいね」などリアクションができる機能を搭載したWeb社内報サービスを選ぶことで、双方のコミュニケーションを活性化することができます。
他にも、Googleアナリティクスなどを併用して「いつ誰が何の記事をどのくらい見たか」という効果測定を数値化し把握できるのもWebならではのメリットです。

関連記事:Webか紙か?知っておきたい両メディアの強みと違い

    導入事例からみるWeb社内報のメリットと効果

    それでは、Web社内報を導入することで実際にどんな効果やメリットがあるのでしょうか。
    当社が提供しているSOLANOWAは、70万ユーザーを超える数多くの企業に導入いただいております。
    ここからは、SOLANOWAを活用して課題の解決へとつなげている企業の導入事例をご紹介していきます。
    なお、各社導入事例のPDF資料はリンク先からダウンロードいただけますので、ぜひご覧ください。

    ・小田急電鉄株式会社

    社内のコミュニケーションを活性化!コロナ禍に最前線で働く電車の乗務員をはじめ従業員のモチベーションを高めたい

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    会社名:小田急電鉄株式会社
    設立:1948年6月1日
    従業員数:3,760名(2021年8月1日現在)
    所在地:〒160-0023 東京都新宿区西新宿1丁目8番3号
    事業内容:鉄道事業、不動産業、その他事業

    <導入前の課題>
    小田急電鉄では、年間8回の社内報と、4回のグループ報を発行していました。
    しかし、紙媒体のため制作開始から発行 までにタイムラグが生じることでタイムリーな情報共有ができず、かえって非効率さが目立つようになりました。
    また、社内報とグループ報を合わせて年間12回発行というハイペースな運営により、コストが高くなってしまうことも問題視されていました。
    そんな状況の中、イントラネットでは従業員が業務や取り組みの報告などをリアルタイムに、かつ自由に書き込める掲示板が設置され活発に動き出していたため、これまでよりスピーディに会社からの情報共有ができる環境を整えることが急務でした。
    また、ちょうど社内でペーパーレス化への動きも加速しており、その期待に応える方法も合わせて模索しなければいけない状況でした。

    <導入後の効果>
    SOLANOWAを導入し、紙の社内報を廃止したことによりペーパーレス化を加速させることができ、何よりも運用費を10分の1以下へと大幅に削減することができました。
    また、同タイミングで電車の乗務員に業務用スマートフォンが導入されたため、SOLANOWAアプリをインストールしました。
    1人1人にパソコンが貸与されていない環境下でも、SOLANOWAアプリを使うことで多くの従業員がリアルタイムに情報へアクセスできるようになった点も大きなメリットでした。
    一方で、運営側としても、Web化により情報の有効活用を強化するための導線設計ができたり、各記事の閲覧数を可視化することで人気の記事を把握できるようになった点は業務のモチベーションアップにも繋がりますし、紙での社内報にはないアドバンテージと強く感じています。

    小田急電鉄さまのように、現場で働く従業員を多く抱える企業では、業務でPCをほとんど使用しないためリアルタイムでの情報共有に課題を抱えがちです。
    スマートフォンやタブレットも休憩時間しか見ることができない職務では、従業員が情報をどうやってキャッチするか、どのように情報を届けるかフローを整える必要があります。
    しかし、こうした課題もアプリ対応しているWeb社内報へ情報を集約させる方法で解決することができます。
    個人の端末からいつでもアクセスができる点や、アプリのプッシュ通知を利用して情報の追加を知らせることで、従業員がもれなく情報をキャッチすることができるようになります。
    BYOD(従業員の私物デバイスを業務で利用すること)を導入している企業は、ぜひ参考にしてみてください。

    導入事例ダウンロード

    ・総合メディカル株式会社

    全国各地の1,026拠点、約6,600名をつなぐ情報共有ツールへ! デバイスを配布されない現場スタッフと本社との情報格差を解消

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    会社名:総合メディカル株式会社
    設立:1978年(昭和53年)6月12日
    従業員数:17,454名(うち薬剤師2,851名)(2022年8月1日現在)
    所在地:〒810-0001 福岡県福岡市中央区天神2-14-8 福岡天神センタービル16階(拠点数:1,026拠点)
    事業内容:医業経営コンサルティング、医療モールの開発・運営、病院の建替えサポート、医療機関への医師の紹介、医師の転職・開業支援、医業継承支援、保険調剤、一般薬・介護用品の販売、医療機器などのリース・販売、入院患者向けテレビのレンタル

    <導入前の課題>
    総合メディカルは医業経営をトータルサポートしており、全国展開している薬局事業の売上高が約7割を占めています。
    以前から社内広報の情報を発信する社内ポータルは存在していましたが、一部の従業員しか見ることができない点が問題視されていました。
    また、新しいグループ企業が次々とジョインする中で、企業として一体感を高めるためには経営メッセージ、会社方針やグループ内の情報などを広く周知し相互理解を深められる場所が必要でした。
    さらに、PCなどのデバイスが個人ごとに配布されていない薬剤師や店舗スタッフの情報格差を解消するためには、一人ひとりが各自のデバイスから情報にアクセスできる環境を整備することが課題でした。
    しかし、日々増加する従業員へアカウントを配布するには高額なコストが発生するため、ユーザー数無制限のSOLANOWAでその問題もクリアできると感じました。

    <導入後の効果>
    以前から他部署のことを知りたいという声が多かったのでアンケートを実施したところ、想像以上に反響があり、今では取材してほしいという依頼が従業員側から来るようになりました。
    目指していた全社での一体感や、相互コミュニケーションの活性化が形になってきていることを実感しています。
    また、課題点だった情報格差も、SOLANOWAのアプリで個人のスマホから閲覧できるようになったことで解消することができ、情報がキャッチしやすくなったと従業員からとても好評です。
    スタート時に月間アクセスユーザー数3,000人(対象の従業員6,600名の約半数)を年度内の目標にしていたのですが、開始からわずか1ヶ月で達成してしまったのは本当に驚きました。
    本稼働前にトライアル期間を1ヶ月設けて、そこで出た意見を反映し、最終調整をすることでよりスムーズに開始することができたと感じています。

    総合メディカルさまのように、M&Aなどでグループ企業の統合が進行中の企業では、全社をつなぐ情報共有はもちろんですが、お互いを理解するためのコミュニケーションが重要になります。
    企業全体で一体感を高めるためには相互理解を深められる場所が不可欠です。
    リアクション機能があるWeb社内報の利点を活かした企画をきっかけにコミュニケーションが活性化している点で、グループを超えたインナーコミュニケーション形成の成功事例だと言えます。
    また、ユーザー数が無制限のため、グループ統合で従業員が増えても定額のままアカウント配布ができる点もメリットです。
    グループ全社をつなぐコミュニケーションの活性化と情報共有を    目指している方は、ぜひ参考にしてみてください。

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    ・GMOペイメントゲートウェイ株式会社

    SOLANOWAを活用し、国内・外の拠点やフロアの異なる仲間たちともコミュニケーションを図れるようにすることでチーム力を高めたい

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    会社名:GMOペイメントゲートウェイ株式会社

    設立:1995年3月

    従業員数:756名(2018年9月末現在)

    所在地:〒150-0043 東京都渋谷区道玄坂1-14-6 ヒューマックス渋谷ビル

    事業内容:総合的な決済関連サービス及び金融関連サービス

    <導入前の課題>
    2GMOペイメントゲートウェイは、1995年3月に創業。ネットショップなどのオンライン事業者、 NHK 、国税庁や東京都等の公的機関などの加盟店に総合決済サービスを提供し、決済業界のリーディングカンパニーとして、日本のEC市場の成長を支えてきました。
    おかげさまで、2005年の上場以来、平均20パーセント以上の利益成長で増収増益・増配を達成し続けています。
    しかし、一方で事業の成長とともに社員数が増えることで、拠点やフロアの異なる社員の顔や名前を覚える機会を持ちたいという声が上がってきました。
    また、主な情報伝達方法がメールだったのですが、事業部が増えることで共有しなければならないメールの数も増加し、重要な情報のピックアップも大きな課題となってきました。

    <導入後の効果>
    当社には社内広報部門が存在しないため、導入前に、システム、広報、人事部門が一堂に会し、掲載するコンテンツの検討を行った結果、コミュニケーションの活性化を図ることの優先度を上げ、社員一人一人の人となりを知ることのできる社員紹介の記事を中心に、たくさんの情報が掲載されたポータルに仕上がりつつあります。
    そして、社員からもコンテンツに関する要望が上がるなど、リリース前には想像もしていなかった反響に驚いています。
    また、営業担当の方の懇切丁寧な説明がとても好印象だった点と、何よりもサービス料金が非常に安く、現在の運用体制でも直ちにスモールスタートができるという点からSOLANOWAを導入しましたが、情報発信者側の目線からも、テンプレートを用いてあっという間に簡単に記事が投稿ができたりと、操作性の面でも非常に満足しております。

    GMOペイメントゲートウェイさまのように社内広報部門が存在しない企業では、情報発信と共有の土台づくりからのスタートになりハードルが上がります。
    そこで大事なのは、優先すべき目的を明確にしておくことです。
    「コミュニケーションの活性化を図る」ことを目的と定めることで、自社で始めるWeb社内報に必要なコンテンツを見極めて、方向性を確立していくことができます。
    また、必要な時にすぐ情報を更新しタイムリーな情報発信ができるWeb社内報の利点を最大限に活かすためには、使いやすさも大事なポイントです。
    SOLANOWAのようにテンプレートから直感的に操作できるサービスであれば、記事更新のスピードをあげることもできます。
    社内報や広報部門を持たず情報発信のフロー確立に悩む企業や、従業員に興味を持ってもらえるWeb社内報の作りに悩む方は、ぜひ参考にしてみてください。

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    ・株式会社オカモトホールディングス

    スポーツクラブから介護まで、全国36業態 4,500人のスタッフにSOLANOWAで反応を確認しながらグループの人柄と魅力を伝える

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    会社名:株式会社オカモトホールディングス

    設立:2008年3月(創業1950年)

    従業員数:グループ連携 4,500名

    所在地:〒080-0804 北海道帯広市東4条南10丁目2番地

    事業内容:ガソリンスタンド事業、ホームエネルギー事業、外食事業、書籍・文房具・TSUTAYA事業 など

    <導入前の課題>
    オカモトホールディングスグループのフィールドは北海道帯広市からはじまり全国、そして海外へ拡がり続けており、今ではグループ全体での従業員は約4,500人になります。
    事業内容も、スポーツクラブ事業の「JOYFIT」シリーズは、現在、全国250店舗を数えるほか、ガソリンスタンド事業、ホームエネルギー事業、介護事業、外食事業、指定管理事業、自動整備事業、リサイクル事業、書籍・文房具・TSUTAYA事業、ネットルーム・ホテル事業、美容事業など事業領域は多岐に渡ります。
    それら全事業所、店舗へ紙面で社内報を配布していたのですが、印刷配布コストがかかる点と、何より読まれているのか反響がわからない点が課題でした。
    そのため、個人が気軽にスマートフォンで自主的に読めるように、そして人気・不人気の記事などを把握することで、より良い社内報へしたいと考えていました。

    <導入後の効果>
    以前より紙面の社内報を隔月で発行していましたが、どうしてもタイムリーなニュースを出せないジレンマがありました。
    しかし、SOLANOWAの場合、例えば新年初日に「グループ10大ニュース」を打ち出し、数日後に代表から動画メッセージを公開し、さらに数日後に創業期のエピソードを伝えるなど、リアルタイムでの反響をみながら、適宜フォローアップコンテンツを追加することができるため、社内ニュースに関心を持つ従業員が増えました。
    また、事業内容が多岐に渡るため、どうしても他部門や他店舗の情報が入らずグループシナジーが効きませんでしたが、SOLANOWAを活用することで、書籍事業の店舗スタッフからの「今週のおすすめ本」や、飲食事業の「限定メニュー紹介」などの楽しく関心を引きやすいコンテンツにより、他事業部や人に興味を持ってもらいやすい運用をしています。

    オカモトホールディングスさまのように業種や店舗が多岐に渡る企業では、グループ全社での情報共有に障壁を感じる傾向が見られます。
    紙の社内報だけではタイムラグが生じてしまうことに限界を感じ、リアルタイムでの情報発信や共有を可能にするWeb社内報への切り替えを検討する声が多いのが現状です。
    また、グループの規模が大きくなるほど、仕事で関わる人・部署以外のことをあまり知らない従業員が増える傾向にあります。
    横のつながりからグループ全社で一体感を高めるためには相互理解を深める必要があります。
    店舗スタッフしか知らない情報で従業員の関心を引き寄せ、そこからグループの業務内容を知ってもらいつつコメントでコミュニケーションが生まれている点は、企業全体でどのようにシナジーを生み出していくかの参考になると思います。
    Web社内報はリッチコンテンツも活用できるので、動画を配信したり飽きのこないコンテンツ配信のバリエーションを増やすことができます。
    従業員にグループ全社を好きになってもらいたい、自社ではたらくことに誇りを感じてもらうための秘策に悩む方は、ぜひ参考にしてみてください。

    導入事例ダウンロード

    まとめ

    Web社内報を導入することで得られる効果や具体的なメリットについて、実際の導入事例からご紹介しました。以前から紙の社内報を発行している企業と、そもそも社内報を発行していない企業とでは、抱えている課題や悩みは違ってきます。
    ですが、どの企業でも1つだけ共通していることがあります。
    それは「もっとコミュニケーションを活性化したい」ということです。

    お互いを知ること、理解することからコミュニケーションは始まります。
    例えば、限られた人しか読むことができないイントラや紙の社内報にどれだけいろんな情報を詰め込んだとしても、そこで働く全員がそれを読めるようにしなければ、相互理解を深めることは難しいでしょう。
    アルバイトやパートを含む全ての従業員にもアカウントを配布できるWeb社内報であれば、こうした課題も払拭することができます。
    また、紙の社内報だけではタイムリーな情報共有ができず、お互いのことが見えづらい状況を変えたい場合にも、情報発信までのスピード感があるWeb社内報はおすすめです。

    当社が提供しているWeb社内報アプリ『SOLANOWA』では、今回ご紹介した導入事例の他にも、さまざまな企業課題を解決してきた成功事例が多数ございます。
    Web社内報を導入することでどんな効果が得られるのか、そしてコミュニケーション課題を抱える企業の解決支援になれるよう、今後も導入事例をご紹介してまいります。

    Web社内報アプリ『SOLANOWA』もぜひ合わせてご検討ください。

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    マーケティンググループ プロモーションチーム 村上恵美

    筆者:
    マーケティンググループ プロモーションチーム
    村上恵美

    2010年より音楽配信サイトにて、各レコード会社のアーティスト紹介に関するキャッチコピーの考案や、楽曲の紹介文作成などライティング業務に従事。2015年より、BtoC向けECサイトのセールスライターとして、月100本の商品紹介文を作成し、CVR7%の維持に貢献。2021年に株式会社スカイアーク入社。社内報プラットフォーム『SOLANOWA』のシェア拡大に向けたインナーコミュニケーション領域に関するコラム執筆やSNS運用など、プロモーション業務を担当する。