コラム

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Webか紙か?知っておきたい両メディアの強みと違い

インターナルマーケティングを強化する存在として知られる社内報が、再び注目を集めています。その背景には、テレワーク移行を筆頭にしたニューノーマルな働き方の推奨があります。組織内におけるコミュニケーションや、部署や支店を横断した情報共有が、以前より難しくなったと感じる企業が多くなったからです。企業活動で必要な情報伝達と共有やコミュニケーション、そして理念の浸透を促す存在として、社内報の価値が見直されています。

社内報というと、雑誌のように紙媒体の冊子で社員に配布されるものが多くを占めていました。しかし現在はコロナ禍の影響で紙媒体の配布が困難になり、専用システムやアプリなどを使用したWebの社内報を発行する企業も増加しています。SDGsの観点からペーパーレス化が進んでいることもあり、紙がメインだった社内報も同様にオンライン化の傾向にあります。社内報を発行する企業の多くは「紙のままでいいのか?Webがいいのか?」岐路に立っているのが現状ではないでしょうか。

そこで今回は、紙とWebの社内報は何が違うのか?選ぶときは何を検討すべきか?改めて両者の特性や違いをまとめてみました。

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「プッシュ型」と「プル型」の違いがある

社内報は社員に「読んでもらう」ことが大前提であり、読まれなければ意味がありません。では、紙とWebでは、どちらが読まれやすいと思いますか?デジタル時代の今なら様々なデバイスからも閲覧できるWebの方が読まれやすい......と思いがちですが、実はここに違いがあります。

紙は「プッシュ型」メディアと呼ばれ、読み手である社員が自ら何もせずとも手元に配られることで、目を通しやすい特徴があります。対してWebは「プル型」メディアで、自分からサイトへ読みに行かなければならず、目を通すための行動が必要です。紙の場合は、手に取るついでにパラパラと中身を読んでもらえる確率は高くなりますが、Webは指定のページにアクセスし目当ての記事をクリックする過程があって読まれるという両者の違いを認識しておきましょう。

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紙の社内報のメリットとデメリット

【メリット】

  • 閲覧率が高い
  • 職場の環境に影響されずに読める
  • 一覧性に優れている
  • 社員以外(家族やOB、取引先や採用活動など)に見せやすい
  • 情報に到達するまでのスピードが速い
  • 発行の間隔が空いても読んでもらえる

紙の社内報はプッシュ型メディアで閲覧率が高いと同時に、職場の環境(PCの有無など)に影響を受けず、好きな時間や場所で読めるメリットがあります。持ち帰ることができるので、社員とその家族にも読んでもらうことが可能です。社員以外のOBへ配布したり、取引先や採用活動の場で企業の紹介や周知に使いやすいメディアでもあります。冊子は開けば情報が目に入るので、到達までのスピードが速く、見開きなどレイアウトを利用して一覧で読ませることが可能です。Webのように更新回数を重ねる必要がないので、季刊など発行の間隔が空いても読んでもらえるのがメリットです。

【デメリット】

  • コストや発行までに時間がかかる
  • 誌面に限りがある
  • 閲覧数を数値化できない
  • 読者(社員)間の交流が生まれにくい
  • デザインなど制作をインハウスで行う場合は知識が必要
  • 保管スペースが必要で廃棄の手間がかかる

紙の社内報の一番のデメリットは、時間とコストがかかることです。誌面を編集し入稿、印刷と製本を経て配布するまで長い時間を要します。情報をタイムリーに届けることは難しいです。完成品を遠方の支社や社員に届けるためには配送料もかかります。誌面のデザインを外注する場合はコストが発生し、インハウスで制作する場合はそれなりのスキルが必要です。誌面には限りがあるため、情報の取捨選択がWebよりも難しくなります。また、Webのように閲覧数などを数値化できず、反響を掴みにくいためコミュニケーションツールとして限界があります。保管する場所も必要になり、廃棄する際は個人情報に留意して裁断するなど手間がかかります。

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    Web社内報のメリットとデメリット

    【メリット】

    • 速報性がありリアルタイム発信が可能
    • 情報のボリュームが制限されない
    • 動画や音声など多彩なコンテンツ表現が可能
    • アクセス数ど数値が取りやすい
    • 配布に関するコストがない
    • ペーパレス化に対応できる
    • コメントなどの双方向コミュニケーションが可能
    • 情報の修正や更新ができる

    Web社内報のメリットといえば、いつでも更新ができる速報性、スピード感です。リアルタイムの情報配信に強く、動画や音声など多彩なコンテンツで情報を発信することが可能です。PCやスマホ、タブレットなど複数のデバイスから閲覧できるのも利便性が高いです。誌面のような掲載場所の制限がないため、内容に合わせた情報量を調整しやすい点や、過去の情報など読みたいものを探す時の検索性に優れています。また、紙ではできない公開後の情報の修正や更新ができるのも強みです。使用するシステムや設計によっては、読者(社員)がコメントしたり「いいね」などアクションができる機能を搭載して、双方のコミュニケーションを活性化することができます。「いつ誰が何の記事をどのくらい見たか」という効果測定を数値化し把握できるのもWebならではのメリットです。配送に関するコストが発生せず、保管場所も不要で、社内のペーパーレス化にも対応できます。

    【デメリット】

    • 紙と比べて閲覧率がなかなか上がらない
    • 更新率を高めなければ閲覧率が下がる
    • 更新の担当者の負担が大きい
    • 更新の告知が必要
    • 閲覧できるデバイス環境がない人をカバーできない
    • 社内報専用システムを利用しない場合はWeb構築の知識が必要
    • 外部の人に見せにくい
    • 情報流出などセキュリティ面の注意が必要

    スピード感のあるWebだからこそ、短いスパンでの更新が求められます。更新率が高くなければ閲覧率も下がってしまいます。プル型メディアのWebは、社員にアクセスしてもらわなくては読まれません。情報を更新するだけではに気付いてもらえないので、更新の告知が必要になります。更新と告知の工数が発生するため、運用担当者の負担が大きくなってしまう点もデメリットです。社内報に特化したシステムを使って運用する場合はさほど問題ないものの、自社で開発から行う際には高い専門知識が必要になります。
    また、企業や業種によってはPCなどデジタルデバイスを持たない環境で働く社員に、どうやって情報を伝えるか課題が残ります。情報流出や漏洩防止でアクセス制限などを設ける場合が多いので、社員の家族や取引先など外部の人に見せにくい点もあります。Webで社内報のシステムを構築・導入する際は、現行のシステムとの連携やセキリュティ面で注意が必要です。

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    それぞれのメリットに合わせたコンテンツ制作を!

    前述のように、紙とWebにはどちらにもメリットとデメリットがあります。ざっくりと分けるならば、紙は「読む」ことに適したメディアで、Webは「見る」ことに適したメディアです。社内報で扱う情報(コンテンツ)を分析して、適したメディアに掲載することがベストです。
    例えば、社内報の定番コンテンツでもある社長インタビューの場合はどうでしょうか?長文となるインタビュー記事は、じっくり読むことに適した紙の社内報に掲載すると、理解が深まり共感も高めやすいと言えます。Webの社内報で掲載する場合は、読みやすく前編・後編で分けたり、写真を多めに差し込み、長くても読み進めやすい工夫が必要です。Webならではの動画を配信したり、流行りの音声SNSのようにラジオ感覚でインタビュー音声を配信するのも、注目を集められる可能性があります。紙社内報は読み込んで理解や学びを促すコンテンツを、Web社内報は鮮度の高い情報や視覚効果の高いコンテンツを。といった具合に、両メディアの特性を考慮したコンテンツ制作を行うことが重要です。

    紙社内報からWeb社内報へ切り替える企業の中には、両者を併用する運用方法も取り入れられています。
    併用するパターンとして
    経営理念や年間の事業計画などしっかり読んで理解してもらいたいものは紙社内報に掲載。
    展示会や総会のレポートや社長ブログなどタイムリーさが重要な情報はWeb社内報に掲載。
    と情報の棲み分けを行う方法があります。

    先ほど例にあげた経営者インタビューも、紙とWebを併用する場合は、同じ内容でも内容の出しわけができます。紙社内報にはインタビュー記事を掲載し、Web社内報ではインタビュー中の動画を配信。動画で社長の人柄を伝えて身近に感じてもらうことで、紙社内報の記事も読みたくなるような興味と関心を高める相乗効果も期待できます。

    社内報は紙とWebのどちらが正解なのか?その答えは、まだ出ていません。それは企業によって、情報の伝え方は千差万別であるからです。社員のほとんどがPCなどデジタルデバイスを使用するオフィスワーク中心の企業であれば、Webが向いています。対して、業務にデジタルデバイスを使用しない割合が高い企業であれば、紙の社内報がベターです。紙とWeb両方の特性に合わせて、自社に適したメディアで情報を発信していくことで、より社員に伝わる・読まれる社内報が運用できるでしょう。