【入門編】何故いま、Web社内報が選ばれているのか?

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社内報は、企業内のさまざまな情報を発信したり、従業員同志のコミュニケーションの活性化を促す効果が期待できると言われています。
そして、個人のパフォーマンスを最大限に発揮するためには、円滑なコミュニケーションが不可欠です。
お互いのことを理解し合い、相手を尊重しようとする気持ち無くしては、円滑なコミュニケーションはうまれません。
企業内で相互理解を深めるためには、社内全体の横のつながりを意識したコミュニケーションが重要で、従業員に広くアプローチできる社内報が活用されています。

また近年では、紙の社内報からインターネットやアプリから閲覧できるWeb社内報に切り替えたり、紙とWebを併用する企業が増加中です。
企業ブランディングの一環として、社内報をあえて外部にも公開する「オープン社内報」の存在も関心が寄せられています。

なぜ、いまWeb社内報が求められているのか?
その背景や、Web社内報を導入することで期待できる効果などについてまとめてみました。

Web社内報の需要が高まる背景

社内報というと、かつては新聞や冊子といった紙の媒体で社員に配布する形が主流でしたが、インターネットが発達した現代では、アプリなどを介してさまざまなデバイスから閲覧可能なWeb社内報を導入する企業が増加しています。

その背景には大きく分けて2つの理由があります。
1つめの理由は、テレワークが普及し働き方が変化したことで、組織内の意思疎通や部署を横断した情報共有が難しくなり、コミュニケーション障壁を取り除くツールとしてWeb社内報を活用したいと考える企業が増えたこと。

2つめの理由は、同じくテレワークが普及したことで、紙の媒体で配布することが物理的に困難になり、配信ができるWeb社内報への切り替えや併用を検討する企業が増えたこと。
以上の理由から、Web社内報の需要が急速に高まっています。

また、SDGsの観点から企業活動においてペーパーレス化が進んでいることも、Web社内報の需要の高まりとなっている一因です。
以前から紙の社内報を発行する企業の多くは「紙のままでいいのか?Webがいいのか?」岐路に立っているのが現状ではないでしょうか。

DX推進にWeb社内報が貢献

Web社内報の需要が高まるもう1つの要因として、企業における「DX推進」が挙げられます。
DX(デジタルトランスフォーメション)とは、2018年に経済産業省が「DXレポート」「DX推進ガイドライン」を公表したことで注目を集めるようになりました。
その中で経済産業省はDXを次のように定義付けています。

『企業がビジネス環境の激しい変化に対応し、データとデジタル技術を活用して、顧客や社会のニーズをもとに、製品やサービス、ビジネスモデルを変革するとともに、業務そのものや、組織、プロセス、企業文化・風土を変革し、競争上の優位性を確立すること。』
出典元:DX推進ガイドライン(経済産業省)

デジタル技術を活用してビジネスモデルを変革するだけではなく、企業文化や風土も合わせて変革すべきだと記されています。
まさにこの「企業文化や風土の変革」を進めていくために、Web社内報を導入することがターニングポイントになります。
なぜならば、Web社内報には、実に多くのメリットがあるからです。

ペーパーレス化によるコストダウンはもちろんのこと、時間や場所に制限されずアクセスできるWeb社内報は、紙の社内報よりも速報性に優れています。
情報の鮮度が高いままタイムリーに配信ができることで、情報の通達と浸透のスピードが格段に上がります。
企業文化や風土の変革を促すためには欠かせない経営理念の浸透はもちろん、情報共有が円滑になることで生産性と従業員の満足度が向上する点もメリットです。
同時に、Web社内報を導入するためにはセキュリティ環境の見直しや強化も不可欠で、結果としてDX定義にある「業務そのものや、組織、プロセス」を変革することにもつながると言えるのではないでしょうか。

紙の社内報とWeb社内報の違いについて

Web社内報には従来の紙の社内報にはないメリットが多いと言われていますが、具体的にどんなメリットがあるのでしょうか。
両者を比較・検討をする前に、紙とwebという異なるメディアでは、その読まれ方が違うということも理解しておく必要があります。
紙は「プッシュ型」メディアと呼ばれ、読み手である社員が自ら何もせずとも手元に配られることで、目を通しやすい特徴があります。
対してWebは「プル型」メディアで、自分からサイトへ読みに行かなければならず、目を通すための行動が必要です。
紙の場合は、手に取るついでにパラパラと中身を読んでもらえる確率は高くなりますが、Webは指定のページにアクセスし目当ての記事をクリックする過程があって読まれるという違いがあることを把握しておきましょう。

紙の社内報のメリット・デメリット

プッシュ型メディアの紙の社内報は、PCの有無など職場の環境に影響を受けにくい特徴があります。
社員以外のOBへ配布したり、取引先や採用活動の場で企業の紹介や周知に使いやすいメディアでもあります。
Webのように更新回数を重ねる必要がないので、季刊など発行の間隔が空いても読んでもらえるのがメリットです。
一方で、紙の社内報の一番のデメリットは時間とコストがかかることです。誌面を編集し入稿、印刷と製本を経て配布するまで長い時間を要します。
情報をタイムリーに届けることは困難です。完成品を遠方の支社や全従業員に届けるためには配送料もかかります。
誌面には限りがあるため、掲載情報の取捨選択がWebよりも難しくなります。
また、Webのように閲覧数などを数値化できず、反響を掴みにくいためコミュニケーションツールとして限界があります。

Web社内報のメリット・デメリット

対して、プル型メディアであるWebはいつでも更新ができる速報性やスピード感に優位性があります。
リアルタイムの情報発信に強く、動画や音声など多彩なコンテンツで情報を発信することが可能です。
PCやスマホ、タブレットなど複数のデバイスから閲覧できる利便性の高さがあります。
また、ペーパーレス化による大幅コストカットが実現できる点も大きなメリットの1つです。
実際にWeb社内報を導入いただいている企業さまでは、コストカット削減の成功事例が多数ございますので、ぜひご一読ください。

参考事例:株式会社タイトーさま
参考事例:株式会社日立システムズエンジニアリングサービスさま
参考事例:小田急電鉄株式会社さま

そして、誌面のような掲載場所の制限がないため、内容に合わせた情報量を調整しやすく、過去の情報など読みたいものを探す時の検索性にも優れています。
紙ではできない公開後の情報の修正や更新ができるのも強みです。
読者(従業員)がコメントしたり「いいね」などアクションができる機能を搭載したWeb社内報サービスを選ぶことで、双方のコミュニケーションを活性化することができます。
他にも、「いつ誰が何の記事をどのくらい見たか」という効果測定を数値化し把握できるのもWebならではのメリットです。

一方で、プル型メディアのWebは、社員にアクセスしてもらわなくては読まれません。
情報を更新するだけでは社員に気付いてもらえないので、更新の告知が必要になります。
更新と告知の工数が発生するため、運用担当者の負担が増えてしまうというデメリットがあります。
こうしたデメリットは、更新を自動で通知することが可能なアプリ対応のWeb社内報を選ぶことで解消できます。

関連記事:Webか紙か?知っておきたい両メディアの強みと違い

読みたくなるWeb社内報はどう作る?

社内報がその効果と価値を発揮するためには、まずは「読まれること」が大切です。
しかしながら、Web社内報を定期的に更新しているのに「読まれていない」と頭を悩ませている企業は多いのではないでしょうか。
紙の社内報からWeb社内報へ切り替えて更新頻度を高くしても、ただ紙の情報をデータ化するだけだったり、お知らせやニュースをひたすら掲載するだけでは「読まれる社内報」は作れません。
コンテンツ内容はもちろん、情報の探しやすさやキャッチしやすい発信タイミングの見極め、そして読みやすいデザイン面まで、伝わりやすさを念頭に置いた運営が必要です。
そしてWeb社内報に限らず紙の社内報でも言えることですが、続けていくうちに興味が薄れて読者が離れてしまうことがあります。
継続して読者である従業員に読んでもらうためには、コンテンツの質を高めることが不可欠です。

定番コンテンツこそ、発信方法に変化を付ける

では、実際にどのようにしてコンテンツの質を高めていけばよいのでしょうか。
SOLANOWAを導入いただいている企業の活用例や、コンテンツ作成をサポートする中で見えてきた傾向としては、従業員に焦点をあてたコンテンツの人気が高いことがあげられます。
社内報の定番コンテンツとも言える社員紹介や座談会、従業員に聞くアンケートや趣味の話など、共に働くメンバーの普段とは違う一面を知ることができる企画は安定した人気があります。
同じく定番かつ欠かせないコンテンツの1つでもある社長や経営陣のメッセージも、Web社内報でブログのような読み物にしたり、動画や音声配信などバリエーションをつけて発信することで、従業員の目に止まりやすくなったという例が多々あります。
実際にSOLANOWAを導入いただいている企業の中には、社長メッセージが最もPV数の高いコンテンツとなっているWeb社内報も存在しています。
浸透させたい理念やメッセージこそ、堅苦しさがなくなるようなコンテンツへとブラッシュアップさせてみるのも、コンテンツの質を高める効果がありそうです。

ナレッジ共有に役立つ有益な情報を集める

またWeb社内報は従業員を知るだけではなく、各自が持っている知識やスキル、そして自社の業界特有の情報といった有益なナレッジを共有したり、更新を重ねることで蓄積していくツールとしても活用できます。
こうしたナレッジを広く社内に共有することができず属人的になってしまう点を、実に多くの企業が問題点として抱えています。
この課題を解決する糸口となるのが、Web社内報です。
業務で接点のない従業員に直接話を聞くのはハードルが高いですが、Web社内報でコンテンツとして共有できれば、どの社員も気軽に情報を得ることができます。
特に現場で働くエッセンシャルワーカーが多い業種の企業では、1人ひとりに直接情報を届けることが難しく、必要な情報が行き渡らない場合が多々あります。
こうした悩みも解決できるのが、Web社内報です。
アプリと連動して情報が発信できるWeb社内報であれば、更新をプッシュ通知で知らせることで、すぐには情報にアクセスできない従業員へもアラートを出すことができ、企業内の情報格差を改善することができます。

読みやすさを意識したボリュームに整える

そして、コンテンツの質を高めるために意識しておきたいのは、Web社内報に掲載する記事のボリュームです。
従業員の中にはじっくり読む時間がある人もいれば、忙しくて読む時間がなかなか取れない人もいます。
さまざまな状況の従業員がいることを想定し、誰もが読みやすいボリュームに整えることが重要です。
一番伝えたい内容を冒頭に入れて簡潔に伝えたり、記事の最後で再度伝えて念を押すなど、伝わりやすい構成を意識することでコンテンツの質を高めていくことができるでしょう。

まとめ

DX推進でビジネス環境や市場が変化しつつある今こそ、働く従業員が気軽に情報交換ができる場所が求められています。
時間や場所に制限されずアクセス可能なWeb社内報であれば、部門や部署、拠点やグループといった垣根を超えたコミュニケーションの場所をつくることができます。
コミュニケーションが活性化することで、社内エンゲージメントの向上をはかることができるでしょう。

最近では、弊社が提供する『SOLANOWA』を筆頭にWeb社内報に特化したサービスが増えており、以前よりもWeb社内報に対するハードルが下がって導入しやすい環境になっています。
記事がアップされたタイミングで自動的に通知する仕組みなど、Web社内報を読んでもらう工夫も必要です。

SOLANOWAはアプリと連動したプッシュ通知が利用可能で、導入の決め手にもなっています。
とはいえ、いざWeb社内報を導入する場合には、厳しいセキュリティ監査をクリアできるような高品質さも重要なポイントです。

金融業や製造業はセキュリティの観点からクラウドサービスの導入ハードルが高いことで知られていますが、SOLANOWAは数々の厳重なセキュリティ監査をクリアしており、情報システム部門のご担当者さまからも安心して導入することができると高く評価をいただいています。


また、Web社内報を導入する際に懸念される「コンテンツの作り方がわからない」というお悩みについても、制作支援サービスを用意しています。
Web社内報についてお困りのことや知りたいことがございましたら、ぜひ当サービス『SOLANOWA』へお気軽にご相談ください。

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マーケティンググループ プロモーションチーム 村上恵美

筆者:
マーケティング・セールス統括本部
プロモーションチーム 村上恵美

2010年より音楽配信サイトにて、各レコード会社のアーティスト紹介に関するキャッチコピーの考案や、楽曲の紹介文作成などライティング業務に従事。2015年より、BtoC向けECサイトのセールスライターとして、月100本の商品紹介文を作成し、CVR7%の維持に貢献。2021年に株式会社スカイアーク入社。社内報プラットフォーム『SOLANOWA』のシェア拡大に向けたインナーコミュニケーション領域に関するコラム執筆やSNS運用など、プロモーション業務を担当する。