【人事向け】人材オンボーディングに役立つツールと選び方

オンボーディングは新入社員が効果的に業務に参加し、会社文化に適応する過程です。
しかし、多くの人事担当者はオンボーディングの手法に困っています。
この記事では、その悩みを解決するためのオンボーディングツールとその選び方について詳しく解説します。

オンボーディングとは

オンボーディングとは、新入社員が自分の役割を理解し、業績を出せるようになるまでの過程です。
この期間は新入社員が会社に残るか去るかを決定する重要な時期でもあります。

人事が考慮すべきオンボーディングの課題

情報過多: 新入社員は多くの情報に圧倒され、何から手をつければいいかわからない。
適切なフィードバックの不足: 期待値が明確でなく、フィードバックも少ないため、新入社員が自分が何をすべきか理解できない。
社内文化への適応: 既存の社員とのコミュニケーションが少ないと、新入社員は社内文化に適応するのが難しい。

オンボーディングツールの主要機能

オンボーディングツールは新入社員がスムーズに業務に取り組めるよう支援する多様な機能を提供しています。
以下に主要な機能とその詳細な説明を示します。

1. 業務手順の管理
   新入社員には何を、いつ、どのように行うかが明示されていると安心感があります。
   この機能では、タスクリスト、締め切り、進捗状況を一元管理できます。これにより、新入社員は自分が何をすべきか、次に何をすれば良いかを明確に理解できます。
   
   
2. フィードバック機構
   継続的なパフォーマンス評価とフィードバックが必要です。
   一方向の評価だけでなく、新入社員からのフィードバックも簡単に収集できるような機能があると、双方向のコミュニケーションが活発になります。
   
   
3. コミュニケーションプラットフォーム
   新入社員が疑問や悩みを気軽に共有できるコミュニケーションプラットフォーム機能があると、問題点が早期に発見され、解決も早まります。
   フォーラム形式で質問ができる場所や、チャット機能で直接先輩や上司に質問できる環境が整っていると有用です。
   
   
4. 研修・教育コンテンツの提供
   新入社員が必要なスキルと知識を習得できるよう、各種研修や教育コンテンツを整備する機能も重要です。
   ビデオ教材、マニュアル、テストなどが自由にアクセスできるようになっていると良いでしょう。
   
   
5. 社内情報のアクセス
   企業のビジョン、ミッション、ポリシー、各部署の役割など、新入社員が知るべき社内情報に簡単にアクセスできるような機能も役立ちます。
   
   
6. 予定調整とカレンダー
   会議や研修、一対一の面談など、新入社員のスケジュールを管理し、自動でリマインダーを送るような機能があると、時間管理が効率的になります。

ツール選びのポイント

オンボーディングツールを選ぶ際には、以下のポイントに注意すると良いでしょう。

1. ユーザーフレンドリーなインターフェース
   操作が煩雑でない、直感的に使えるインターフェースは新入社員だけでなく、人事担当者にとっても大きなメリットです。
   
   
2. カスタマイズ可能性
   各企業のオンボーディングのニーズは異なるため、自社の特定の要件に合わせてカスタマイズできるツールが有用です。
   
   
3. サポートとアップデート
   信頼できるツールは、良質なカスタマーサポートと定期的な機能アップデートを提供しています。
   
   
4. 予算とコストパフォーマンス
   機能性は重要ですが、それが企業の予算内で収まるかも考慮しなければなりません。
   価格と提供される機能のバランスを見て、コストパフォーマンスの高いツールを選びましょう。

おすすめのオンボーディングツール

1. BambooHR
   特徴:
   オンボーディングプロセスの一元管理が可能。
   タスク自動化、性能評価、時間と出席管理が統合されている。
   カスタマイズ可能なレポートとアナリティクス。
   金額:
   ベーシックプランは月額7ドルから。
   アドオン機能により料金が増加する可能性があります。
   
   
2. WorkBright
   特徴:
   リモートオンボーディングが可能で、工場やリモートチームに便利。
   従業員の書類管理もデジタルで行える。
   タスクリマインダーと自動フォローアップ機能付き。
   金額:
   基本プランは月額20ドル。
   企業規模や必要な機能により料金が調整されます。
   
   
3. Talentsoft
   特徴:
   多国籍・多言語対応。
   能力開発、業績管理、コンプライアンストラッキングが可能。
   AI機能によるデータ分析とインサイト生成。
   金額:
   カスタムプランにより異なるため、見積もりが必要。
   
   
4. Gusto
   特徴:
   給与計算、健康保険、退職プラン管理まで一元管理。
   自動税計算と税申告機能。
   従業員への直接預金サービス。
   金額:
   基本プランは月額39ドル＋従業員一人当たり6ドル。
   
   
5. Workday
   特徴:
   人材管理、財務、業績管理に対応した包括的なツール。
   リアルタイムでのデータ更新とレポーティング。
   高度なセキュリティ対策。
   金額:
   企業規模と要求される機能により、料金は見積もり依存。

金額に関する注意
各ツールの料金は目安であり、追加機能やユーザー数によって変動する可能性があります。
公式サイトで最新情報を確認したり、カスタマーサポートによる見積もりを取得することを強く推奨します。
選ぶ際には、短期的なコストだけでなく、長期的なコスト効果も考慮することが重要です。
たとえば、高度なレポーティング機能やカスタマーサポートがしっかりしている場合、初期費用は高くても長期的にはコスト削減や効率化が期待できます。

ツール導入のステップ

• ステップ1：ニーズ分析
  詳細: まずは、企業やチームが何を求めているのか明確にします。
  オンボーディングプロセスにおいて最も時間と労力を要する作業は何か、どの作業を自動化または効率化したいかをリストアップします。
  ヒント: 従業員やマネージャーにアンケートやインタビューを実施することで、ニーズを具体的に把握することが可能です。
  
  
• ステップ2：予算設定
  詳細: 導入するツールにかけられる最大の費用を決定します。
  この段階で予算を明確にしておくと、選択肢を絞る際に役立ちます。
  ヒント: 予算だけでなく、ROI（投資対効果）も考慮に入れましょう。
  短期的な費用と長期的な利益を天秤にかけます。
  
  
• ステップ3：市場調査とツール選定
  詳細: 様々なオンボーディングツールが存在するため、自社のニーズに最も適したものを選ぶ必要があります。
  この段階で具体的なツールをいくつかピックアップします。
  ヒント: オンラインのレビュー、専門家の意見、同業者の推奨を参考にすると良いでしょう。
  
  
• ステップ4：デモやトライアル
  詳細: ピックアップしたツールが本当に自社に合っているかどうかを確認するため、デモやトライアル版を使ってみます。
  ヒント: このフェーズでは、実際に従業員がツールを使ってみることで、使い勝手や必要な機能が確認できます。
  
  
• ステップ5：導入とトレーニング
  詳細: 最終的に選定したツールを導入し、従業員やチームにその使用方法を研修します。
  ヒント: 利用する上でのベストプラクティスやトラブルシューティングの手順もこの時点で共有しておくとスムーズです。
  
  
• ステップ6：レビューとフィードバック
  詳細: 導入後、一定期間（例えば、3か月や半年後）使用してみた結果をレビューします。
  何がうまくいって何がいっていないかを評価し、必要な調整を行います。
  ヒント: 従業員からのフィードバックは特に価値があります。
  正確な評価と改善のためにも、アンケートやインタビューを再度実施することをお勧めします。

これらのステップに従うことで、より効果的なツール導入が期待できます。ただし、導入は終点ではなく始点です。
継続的な評価と改善が必要ですので、その点も考慮に入れておくことが重要です。

導入事例：成功とその要因

• テック企業A社：BambooHRの導入
  この企業では、BambooHRの導入により、オンボーディングが効率化されました。特に、タスクの自動化と一元管理が評価され、新入社員の定着率が20%向上しました。
  
  
• 製造業B社：WorkBrightの活用
  WorkBrightのリモート機能を活用し、工場とオフィス間でのコミュニケーションがスムーズになりました。これにより、新入社員の生産性が1ヶ月で25%向上しました。
  
  
• グローバル企業C社：Talentsoftの採用
  多国籍・多言語の環境であったため、Talentsoftの多言語対応機能が大いに役立ちました。これにより、国際的な新入社員の定着が早まりました。

導入事例：失敗とその教訓

• 中小企業D社：高額なツールの導入失敗
  機能性を重視しすぎて、予算をオーバーする高額なツールを導入。しかし、多くの機能が使われず、ROI（投資対効果）が低かった。
  
  
• スタートアップE社：サポートが不十分なツールを選択
  低価格を重視して導入したツールが、サポートが不十分であったため、問題が発生した際の対応に時間がかかり、新入社員の不満が高まった。

最後に：成功するオンボーディングツールの選び方

オンボーディングツールを選ぶ際は、ただ多機能なものを選ぶのではなく、自社のニーズと予算、そして将来的なスケーラビリティを考慮することが重要です。
そして、無料トライアルやデモを活用して、実際に自社に合うかどうかを確認しましょう。
以上が、オンボーディングツールに関する全体像です。
人事担当者としては、これらのポイントと事例を参考に、自社に最適なツールを選定し、新入社員がよりスムーズに会社に適応できる環境を作ることが求められます。

筆者：
プロモーションチーム　町田あや

新卒でHR業界へ入社し、キャリアアドバイザーとして企業と働く人の橋渡しに奔走。人材不足に悩む企業の採用ブランディングから、人材育成プログラムの構築、新人研修サポートまでさまざまな業務に従事。自身の可能性を広げるためTech系企業への転職活動をしていたところ「"はたらき"から、笑顔を」という経営ビジョンに共感してスカイアークに入社。HR業界で得た知見を活かしたコンテンツ制作などプロモーション業務を担当中。