定期更新とプッシュ通知で読まれるWeb社内報へ！

Web社内報を運営する中で、更新頻度やタイミングについてお悩みの声をよく聞きます。
紙の社内報の場合、多くの企業では月間や季刊誌など配布時期が決まっていることから、更新も定期的になることがほとんどではないでしょうか。
一方、情報を発信したい時にいつでもすぐに更新できるWeb社内報は、フレキシブルに運用できる反面、担当者が忙しかったりすると更新のタイミングが不規則になってしまう場合があります。

見落とされがちなことですが、Web社内報を読んでもらうためには、定期的な更新が重要です。

なぜWeb社内報には定期的な更新が重要なのでしょうか。
今回はその理由と、自社に適切な更新頻度を決めるときのポイントなどをまとめました。

Web社内報の特長「プル型」メディアとは

紙でもWebでも、社内報は自社の従業員や家族に「読んでもらう」ことが大前提であり、読まれなければ意味がありません。
紙は「プッシュ型」メディアと呼ばれ、読み手である社員が自ら何もせずとも手元に配られることで、目を通しやすい特徴があります。
対してWebは「プル型」メディアで、自分からサイトへ読みに行かなければならず、目を通すための行動が必要です。
プル型メディアは、記事を更新しやすい反面、読者に記事を読んでもらうための設計が紙媒体以上に重要だと言えます。
紙の場合は、手に取るついでにパラパラと中身を読んでもらえる確率は高くなりますが、Webは指定のページにアクセスし目当ての記事をクリックする過程があって読まれるという違いを知っておきましょう。

関連記事：Webか紙か？知っておきたい両メディアの強みと違い

定期的な更新が欠かせない理由は「読者離れ」

Web社内報に定期的な更新が重要だと言われる1番の理由は、不定期だと「読者が離れてしまう」からです。
プッシュ型メディアの紙媒体と違い、手元にあればパラパラめくって目を通すなどがないため、定期的に更新をしなければ読者が離れてしまう傾向にあります。
例えば、いつ更新されるかわからないホームページやブログ、動画があまり更新されないYouTubeチャンネルなどを常に確認する人は少なく、いつしか存在を忘れてしまうのはよくあることです。

Web社内報も同じように、更新が不定期だったり間が空きすぎてしまうと、読者である従業員から忘れられてしまい、読まれなくなってしまうでしょう。
「毎週水曜日の12時に更新」「隔週の金曜日に2記事ずつ更新」
など、決まった曜日や時間に記事を定期的に更新することで、読者に一定のサイクルができ、記事を読みに行ってもらう行動が習慣化されることが期待できます。

「締め切り効果」定期的な更新は運営者にとってもメリット

Web社内報を定期的に更新することは、読者だけでなく運営する側にもメリットがあります。
通常業務と並行してWeb社内報を運営する際に、記事を公開するスケジュールが決まっていないと、徐々に更新が後ろ倒しになってしまい、不定期な更新になりがちです。
これを回避するためには、定期的な更新ができるようにあらかじめスケジュールを組んでおくことが重要です。
また、「この作業は何曜日までに終わらせる」と区切りをつけ、時間の制限を設けたほうが集中力は上がります。
これは「締め切り効果」と呼ばれるもので、期日や締め切りが明確になっていることで、やるべきタスクに集中できる状態になる心理状態のことです。
Web社内報も、あらかじめ決めたペースで定期的に更新を続けることで、記事を作成するペースを掴みやすくなり、スケジュール管理など運営サイクルがうまく回りだすことが期待できます。

Web社内報の更新頻度を決めるために重要なポイントは1つだけ！

自社に適切なWeb社内報の更新頻度を決める際に、抑えておくべき重要なポイントが1つあります。
それは「無理せず長期的に継続できる更新頻度」であるかどうかです。

Web社内報を運用する際に、どれだけの人員と時間を確保できるかはそれぞれの企業によってさまざまです。
数十人で持ち回りで担当を決めることができる企業もあれば、ご担当者さまが1人のみの企業もいらっしゃいます。
どんな場合でも、Web社内報を多くの従業員に読んでもらうためには、長期的に情報発信を続けていく必要があります。
しかしながら、多くの運営担当者は、Web社内報以外に自分の業務も並行して行わなければならず、業務との兼ね合いを考慮しなくてはなりません。
長期的に情報発信を続けることを前提に、無理のない、長期的かつ持続可能な更新頻度をしっかりと見極めることが大切なポイントです。

具体的なWeb社内報の更新頻度とは？

では、自社に適切なWeb社内報の更新頻度とは具体的にどれくらいでしょうか。
まず、Web媒体で気軽に読んでもらえる文字数は原稿用紙1枚程度（400文字）と言われています。
紙媒体の場合は、A4サイズに納めるために文字数を考慮しなければならないことが多く、制作に時間を取られてしまいがちです。
Web媒体であれば、多くても400文字程度と無理なく更新できる文字量のため、週1〜2回程度からはじめてみても良いでしょう。
まずは週1回から「更新する」ことを継続して行うようにして、人員と作業時間に余裕があれば
・更新頻度、回数を増やす
・1回の更新で公開する記事の数を増やす

なども視野に入れ、継続できる更新頻度や回数に変えていくことをおすすめします。

プッシュ通知がおすすめ！更新を知らせることも重要です

そして、Web社内報を従業員に読んでもらうためには、もう1つ大事なことがあります。
それは、「情報が更新されたことをタイムリーに周知する」ことです。

前述の通り、Web社内報はプル型メディアで、読者が自分からサイトへ読みに行かなければならず、目を通すための行動が必要です。
読んでもらうという行動を読者に促すためには、Web社内報に新しい情報が更新されたことを知らせるアクションが必要になります。

例えばメールやSlack、Teamsといった社内チャットツールを使って更新を告知する方法などがあります。
他にも、アプリ対応しているWeb社内報サービスを利用することで、更新を自動でアプリからプッシュ通知で知らせることができるようになります。
また、プッシュ通知はリアルタイムで気付けなかった情報の更新にも、個人の携帯から後で確認することができるので、業務中にPCや端末を触ることができない従業員にも、情報を広く周知することに適しています。
プッシュ通知を活用することで、プル型メディアの弱点をカバーすることができるようになるため、Web社内報を選ぶ際はアプリ対応のサービスを選ぶことをおすすめします。
なお、前述の更新頻度にも関連するのですが、Web業界ではプッシュ通知は週1〜2回程度がユーザー側へストレスを与えない頻度として適しているとも言われているため、この二つのバランスを加味しながら頻度を決めていくのも良いでしょう。

まとめ

社内報は自社の従業員に読んでもらわなければ、その役割を果たすことができません。
Web社内報は「プル型」メディアで、プッシュ型メディアの紙媒体と違い、手元にあればパラパラめくって目を通すなどがないため、定期的に更新をしなければ読者が離れやすい傾向にあります。
「無理せず長期的に継続できる更新頻度」であるかどうかを判断基準として、定期的な更新を続けることが重要です。

そして、プル型メディアのWeb社内報は、紙の社内報と違って自分からサイトへ読みに行く、目を通すための行動が必要です。
読んでもらうという行動を読者に促すためには、Web社内報に新しい情報が更新されたことを知らせるアクションが必要になります。

メールや社内チャットツールを使って更新をお知らせすることもできますが、アプリ対応しているWeb社内報サービスの場合、更新を自動でアプリからプッシュ通知で知らせることができるようになります。
こうしたプッシュ通知を活用することで、プル型メディアの弱点をカバーすることができるようになるため、Web社内報を選ぶ際はアプリ対応のサービスを選ぶことをおすすめします。
弊社が提供するWeb社内報アプリ『SOLANOWA』は、アプリ対応のためプッシュ通知で更新を知らせることができたり、未読通知機能も搭載しております。
アプリ対応しているWeb社内報を探している方や、Web社内報を使って相互コミュニケーションの促進や企業カルチャーを作りたいとお考えの方はお気軽にご相談ください。

筆者：プロモーションチーム ディレクター 村上恵美

某音楽配信サイトのプロモーションチームに配属。サイト運営をしながら、主にアーティストのキャッチコピーなどライティング業務にも従事。ECサイトでは毎月100本の商品紹介文を作成し購買率の向上に貢献。2021年 「"はたらき"から、笑顔を」という会社のビジョンを熱く語る上司に魅了されスカイアークへ入社。SOLANOWAのシェア拡大に向け、Web、SNSなどのコンテンツ強化を中心に、プロモーション業務全般のディレクションを担当。