コラム

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社内報でも活かせる「5W2H」メソッド

突然ですが、人生の中で最も聞いた・使った略語は「TPO」だと思いませんか?

たまに「PTA」と混ざってしまう時もありますが、日常生活やビジネスの場でも頻繁に登場する「TPO」という略語。「TPO」とは、Time(時間)、Place(場所)、Occasion(場面)の頭文字をとった言葉で時と場所と場合に合った言動を取るべきである、という意味で使われます。

最近「TPO」に追随する勢いでよく聞くのが「5W2H(ごダブリュー にエイチ)」という言葉略語というには少々長い言葉ですが、どこかで聞いたことありませんか?日本語で言うところの「起承転結」に近いニュアンスの言葉を彷彿とさせるような......。

そう、2ではなく1が入る「5W1H(ごダブリュー いちエイチ)」という略語です。

「5W1H」とは「When:いつ」「Where:どこで」「Who:だれが」
「What:何を」「Why:なぜ」「How:どのように」
という英単語の頭文字を取ったもの。話の構成を考える時のメソッドとして用いられる略語です。伝えたい内容をこの要素で組み立てると情報が整理しやすくなると言われています。

これはビジネスにも通じる考え方で、そこにもう1つのH(How much/How many)を加えたものが「5W2H」です。さらに言えば、ビジネスのみならず社内報を制作する上でも欠かせない考え方でもあるのです。

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社内報に必要な「5W2H」とは?

では、社内報を制作するにあたり欠かせない考え方とはどんなことでしょうか?改めて1つ1つの言葉とその意味を確認してみましょう。

社内報に必要な「5W2H」とは

  • When:いつ(時期)社内報を発信するタイミング・頻度
  • Where:どこで(場所)社内報の発信場所や媒体
  • Who:だれが(対象)社内報を読んで欲しい対象者
  • What:何を(内容)社内報の内容
  • Why:なぜ(目的)社内報作成の目的
  • How to:どのように(方法)社内報に掲載するコンテンツの作成方法
  • How much:どれくらいで(コスト)社内報に掛けるコスト

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社内報づくりの基本となる「5W2H」メソッド

「5W2H」は仕事を円滑に進めるために身につけておきたい考え方でもありますが、社内報を制作する際にも通じるものがありますよね。では、社内報に必要な「5W2H」について具体的な内容を掘り下げてみましょう。

  • When:いつ(時期)社内報の発信タイミング・頻度
    社内報をどのようなタイミングで発信していきたいかを考える。
    紙の社内報なら発刊のペースを、Web社内報なら更新の頻度について検討する。

  • Where:どこで(場所)社内報の発信場所や媒体
    紙にするのか、Webにするのか社内報の媒体を選定する。
    紙とWebの両方で発刊するのかも含めてベストな発信のしかたを検討する。

  • Who:だれが(対象)社内報を読んで欲しい対象者
    社内報を読んで欲しい対象者を想定する。
    社員だけを対象にするのか、社員とその家族にも読んでもらえるものを作るのか方向性を決める。

  • What:何を(内容)社内報の内容
    社内報に掲載するコンテンツの内容を考える。
    その情報を掲載することでどんなメリット(効果)を期待するのかを考えた企画を考案する

  • Why:なぜ(目的)社内報作成の目的
    社内報作成の目的を定める。
    情報の共有や伝達、社内コミュニケーションの活性化など注力したいことを考える。

  • How to:どのように(方法)社内報に掲載するコンテンツの作成方法
    コンテンツ制作の進行スケジュールを立てる。
    インタビュー記事なら取材のスケジュールを組み、アンケート企画なら締切から制作までの納期を決めておく。
    デザイナーやライターなどクリエイティブ担当スタッフがいる場合は特に綿密な調整を行う。

  • How much:どれくらいで(コスト)社内報に掛けるコスト
    社内報の発行にあたり年間や月間の予算を立てる。
    特に紙で発行する場合は紙代・印刷代・配送料の3コストがかかるので要検討が必要。
    Web社内報ならどんなシステムを使用するのか、開発から行う場合はその費用なども検討する。

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チェックリストのように使うと便利な「5W2H」

こうして書き出してみると、どれも社内報を制作するためには必要な項目ばかりですね。なぜ社内報を発行するのか?その目的や意図をまずは制作側がしっかりと確立しておくことが重要です。「5W2H」は、考えたつもりになっている基本を思い出すチェックリストのように使うことが出来そうです。それは毎号の企画を考えるときにも有効ですよね。

社内報がルーティンワーク化してしまっていませんか?
社内報を発行することが義務になってはいないでしょうか?

ひらめいた企画が、果たして社内報として発信する記事に適しているのか迷うときもあると思います。読み手を想定したものになっているかを「5W2H」チェックで振り返ってみると違う気づきがあるかもしれません。