社内報の書き方7ステップと読まれるための3つのポイント 〜はじめての社内報担当シリーズ 〜

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社内報を作成しても、なかなか読んでもらえないことに悩んでいる人も多いのではないでしょうか?
社内報は、従業員が知っておくべき情報や、重要な伝達事項を社内の一人ひとりに届けるためのメディアです。
しかし、社内報がただ事実だけが淡々と掲載されていては、従業員の関心を集めることは難しいでしょう。
思わず手に取り、読みたくなる社内報を作成するためには、レイアウトや書き方を工夫し、読む人の興味・関心を惹き寄せる必要があります。

そこで今回は、初めて社内報の担当になった方に向けて、社内報の書き方や、社内報を読んでもらうために意識したいポイントについてまとめました。

社内報で記事を書く前に確認しておきたい3つのこと

社内報は、従業員に会社に関する情報を発信するための重要なツールです。
しかし、いくら内容が充実していても、従業員の興味や関心を引くことができなければ、読まれずに終わってしまいます。
そこで、社内報で記事を書く前に、以下の3つのことを確認しておくことが大切です。

1:社内報の目的が明確化されているか

社内報は、企業の経営理念やビジョン、事業内容、従業員の活躍などを従業員に伝えるための媒体です。
そのため、社内報を制作する前に、社内報の目的を明確にしておくことが大切です。
社内報の目的は、会社によってさまざまです。
例えば、従業員のモチベーション向上、経営理念の浸透、従業員のコミュニケーション活性化などが挙げられます。
目的が明確になっていないと、何を伝えたいのかが伝わらず、従業員に響く記事を書くことができません。

2:メインとなるターゲットが設定されているか

社内報は、企業の従業員を対象とした媒体です。
しかし、従業員といっても、役職や部署、年齢などによって興味や関心は異なります。
できるだけ多くの読者に関心を持ってもらうためにも、社内報を書く前に、その記事をまずは誰に一番読んでもらいたいか?というターゲットを明確にしておくことが大切です。
ターゲットを明確にすることで、どのような視点で記事を書けばよいのかが見えてきます。
例えば、
新入従業員向け:会社や仕事の基本的な情報をわかりやすく伝える
中堅従業員向け:キャリアアップやスキルアップに役立つ情報を提供する
管理職向け:経営戦略や事業展開に関する情報を提供する
など、ターゲットに合わせた内容の記事を作成しましょう。

3:目的に適したコンテンツ(ネタ)を選定できているか

社内報の目的を達成するためには、適切なコンテンツ、つまりネタを選ぶことが重要です。
例えば、
・会社の理念やビジョンを浸透させるためには、経営者や従業員のインタビュー記事などが効果的です。
・会社の業績や事業内容を従業員に伝えるためには、ニュース記事やコラム記事などが効果的です。
・従業員同士のコミュニケーションを活性化するために、従業員の活動やインタビュー記事などが効果的です。
目的とターゲットに合わせて、効果的なコンテンツ(ネタ)を選定しましょう。

関連記事:6つの目的から読み解く「社内報の役割」とは?

読まれない社内報の特徴とは

社内報は、従業員に会社の情報を発信し、理解や共感を深めてもらうためのツールです。
しかし、せっかく作成しても、従業員に読まれていないというケースも少なくありません。
では、読まれない社内報にはどのような特徴があるのでしょうか。

・読者にメリットがない

読者が「自分にとって何のメリットもない」と感じるような内容の記事は、読む必要性を感じず、読まれない傾向にあります。
社内報に掲載する記事は、従業員の役に立つ情報や、従業員のモチベーションを向上させるような内容にすることが大切です。

・内容が平凡

毎回同じような内容の記事ばかり掲載されている社内報も、読まれない傾向にあります。
例えば、社内報によく掲載される記事としては、経営メッセージ、事業報告、社員紹介などがあります。
これらの記事は、従業員にとって重要な情報ではありますが、内容が平凡だと、読者は飽きてしまいます。
読者の興味を引く記事を書くためには、工夫が必要です。
例えば、インタビューや取材などの生の声を取り入れたり、グラフや図表などの視覚的な要素を活用したりすると効果的です。

・読みにくい

社内報が読みにくいと、読者は途中で挫折してしまいます。
例えば、文章が硬かったり、長すぎたりしていると、読者は読みにくく感じます。
また、見出しやキャプションがわかりにくかったり、写真やイラストが少ない場合は、興味を引くことができず、読まれない可能性があります。
読みやすい社内報を書くためには、文章は簡潔でわかりやすいものにし、見出しやキャプションは簡潔でわかりやすく、写真やイラストは適宜活用するようにしましょう。 

・変化がない

社内報の内容が変化しないと、読者は飽きてしまいます。
例えば、毎号同じ内容の記事ばかり掲載されていたり、同じ構成で掲載されていたりすると、読者は新鮮さを感じることができず、読まれない可能性があります。
変化のある社内報を書くためには、毎号テーマを変えたり、構成を変えたり、新しい企画を盛り込んだりするようにしましょう。 

・企画意図がない

社内報に企画意図がない場合は、読者は何を目的として読めばいいのかわからず、読まれない可能性があります。
例えば、社内報の目的が「経営理念の浸透」であれば、経営理念を従業員に理解してもらうことを目的とした記事を掲載するようにしましょう。
また、社内報の目的が「従業員のモチベーション向上」であれば、従業員の活躍や成功事例を紹介する記事を掲載するようにしましょう。
社内報の企画意図を明確にすることで、読者に何を届けたいのかが伝わり、読まれる可能性が高くなります。 

社内報の具体的な書き方7ステップ

社内報は、企業のインナーコミュニケーションを円滑にする重要なツールです。
しかし、社内報が読まれなければ、せっかくのコミュニケーションツールとしての役割を果たすことができません。
ここからは、社内報を効果的に届けるための、具体的な書き方7ステップについて紹介します。

1:テーマの選定

まず、社内報の目的やターゲット読者を踏まえて、記事のテーマを決めます。
テーマは、社内の情報共有、経営理念・ビジョンの共有、コミュニケーションの強化など、さまざまな目的に応じて設定することができます。
具体的には、社内報の目的に合っているか、ターゲットに興味関心がありそうな内容か、社内報のスペースや予算に収まるか、といった点に注意してテーマを選びましょう。

2:記事の結論を設定

テーマが決まったら、記事の結論を設定します。
結論は、記事の要点を簡潔にまとめたもので、読者に何を伝えたいのかを明確にします。
記事の結論を設定することで、記事の方向性が定まり、文章を書く際にも迷いが少なくなります。
結論は、記事の冒頭や最後に明確に示すとよいでしょう。

3:アウトラインを作成する

結論を設定したら、アウトラインを作成します。
アウトラインは、記事の構成や内容を整理するためのもので、記事のタイトル、見出し、本文の概要などを記載します。
アウトラインを作成することで、記事の構成が整理され、文章を書く際にもスムーズに進めることができます。

4:タイトルの作成

記事の内容を端的に伝えるタイトルを作成します。
タイトルは、読者の興味を引くためにも重要な要素です。
また、インパクトのあるタイトルにすることで、社内報を開いてもらえる可能性が高まります。

5:導入・見出し(骨子)の作成

タイトルが決まったら、導入と見出し(骨子)を作成します。

導入は、記事の要点を簡潔にまとめ、読者の興味を引くものです。
見出し(骨子)は、記事の内容を簡潔にまとめ、読者が読み進めるための目印となるものです。
導入や見出しから、読者が読み進めるきっかけを与えるようにしましょう。

6:本文の作成

導入と見出し(骨子)が作成できたら、本文を作成します。
本文では、記事の結論を裏付ける具体的なエピソードや事実を交えて、わかりやすく説明しましょう。
また、社内報は従業員が読むものなので、難しい言葉や専門用語は避け、誰にでも理解できるようにしましょう。

7:校正

最後に、誤字脱字や文法ミスなどがないか、校正を行います。
文章の誤りなどをチェックしながら、読みやすさや分かりやすさなども確認しましょう。

読まれる社内報を書く3つのポイント

社内報は、社員に読んでもらわなければその効果を発揮することができません。
では、読まれる社内報を書くためには、どのようなポイントを押さえればよいのでしょうか。
ここでは、読まれる社内報を書くための3つのポイントを解説します。

1. 読み手の気持ちになって書く

社内報を読むのは、従業員です。
そのため、従業員の気持ちになって書くことが大切です。
具体的には、以下の3つを意識しましょう。
・従業員が知りたい情報を盛り込む
・従業員が理解しやすい言葉や表現を使う
・従業員が共感できる内容にする
例えば、新製品の発売に関する記事であれば、製品の特徴やメリットをわかりやすく説明するだけでなく、従業員が自社製品に誇りを持てるような内容にすることも重要です。

2. 文字や写真のバランスなど読みやすさを意識する

社内報は、従業員が忙しい時間に読むことが多いものです。
そのため、読みやすさを意識することが大切です。
具体的には、以下の3つを意識しましょう。
・文字の大きさや行間などを調整する
・見出しや小見出しをわかりやすくする
・写真やイラストを効果的に使う
また、社内報のレイアウトも重要なポイントです。見やすいレイアウトにすることで、読みやすさがアップします。

3. 発行前に仮読みしてもらう

社内報は、従業員に読んでもらうためのものです。
そのため、作者以外の読者の意見を参考にすることも大切です。
発行前に社内報の制作メンバーや、他の従業員に仮読みしてもらうのも効果的です。
具体的には、以下の2つを意識しましょう。
・従業員の意見を積極的に聞く
・意見を反映した内容に修正する
発行前に仮読みをしてもらうことにより、作者では気づけなかった視点を記事に組み込むことができます。

まとめ

社内報は、従業員のモチベーション向上や情報共有などに効果的なツールです。
しかし、読まれない社内報では、その効果は期待できません。

例えば、読者にメリットがなければ、読んでもらう理由がありません。
また、内容が平凡だと、読む気が起きません。
読みにくいと、途中で読むのを止めてしまいます。
変化がないと、飽きてしまい、企画意図がないと、何を伝えたいのかが伝わりません。
社内報は、従業員のコミュニケーションツールとしても重要な役割を果たします。

読まれる社内報を書くことで、従業員のモチベーション向上や情報共有の促進などにつなげましょう。
社内報の担当者は、ぜひ参考にしてみてください。

プロモーションチーム 村上恵美

筆者:プロモーションチーム ディレクター 村上恵美

某音楽配信サイトのプロモーションチームに配属。サイト運営をしながら、主にアーティストのキャッチコピーなどライティング業務にも従事。ECサイトでは毎月100本の商品紹介文を作成し購買率の向上に貢献。2021年 「"はたらき"から、笑顔を」という会社のビジョンを熱く語る上司に魅了されスカイアークへ入社。SOLANOWAのシェア拡大に向け、Web、SNSなどのコンテンツ強化を中心に、プロモーション業務全般のディレクションを担当。

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