トップメッセージを社内へ浸透させる方法 〜Web社内報の効果 vol.2〜

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社内報で定番のコンテンツの1つでもある「トップメッセージ」ですが、皆さんはそのメッセージをすぐに思い出せますか?
従業員エンゲージメントを高めるためにトップメッセージは欠かせないものですが、リモートワークなど働き方の多様化が進む現在、従来の方法だけでは従業員に届けることが難しくなっています。
こうした課題を解決するために役に立つのが、タイムリーに広くメッセージや情報を共有できるWeb社内報です。
今回は、改めてトップメッセージの重要性と、Web社内報を使った効果的なトップメッセージの発信の方法などをまとめてみました。

トップメッセージとは

トップメッセージとはその名のとおり、会社のトップである社長、会長や創業者、役員などが発信するメッセージの総称です。
自社の従業員に向けて、ミッション・ビジョン・バリューや事業戦略に関する内容などを広く伝達したいときにトップメッセージが活用されることが一般的です。
現在の企業の状況や今後の展望について語られることが多く、社内だけではなく社外にも影響をもたらしています。

トップメッセージが活用されるシーンとしては、入社式や周年記念イベントなどでトップが登壇して参加者へ直接伝えたり、社内報やイントラネット、社内SNSやチャットツールなどを介してテキストでのメッセージを発信することが挙げられます。

トップメッセージを発信する目的とその重要性

トップメッセージを発信する目的とその重要性は、主に以下の4つが挙げられます。

・ミッション・ビジョン・バリューの理解と浸透
トップメッセージを発信する第一の目的は、前述の通りミッション・ビジョン・バリューや経営方針、事業戦略などを従業員に理解してもらうこと、浸透させることにあります。
企業が社会に対してなすべき使命や目指す姿など方向性を示すことで、共通指針の形成や従業員のモチベーション向上が期待できます。
また、こうしたトップメッセージを通じて現場に情報を発信する企業は従業員から信頼を得られることができ、従業員エンゲージメントの向上にもつながります。
企業内でシナジーを生み出すためにも、トップメッセージは必要不可欠だと言えるでしょう。
関連記事:MVV(ミッション、ビジョン、バリュー)を浸透させる方法 ~Web社内報の効果 vol.1~

・CSRや企業ブランディング
トップメッセージは、社外に向けたCSRや企業の広報、ブランディングとしても重要な意味を持ちます。
かの有名な「HONDA」の本田宗一郎氏、「パナソニック」の松下幸之助氏をはじめとした、日本を代表する経営者が発信するトップメッセージは、時代を超えて企業のイメージに影響を与えています。
また、トップメッセージは採用活動の場面でも求職者が企業を知るための情報の1つとして閲覧されます。
トップの考えや将来に対する事業戦略などを知ることは求職者にとっても重要で、企業選びに影響を与えていると言えます。

・企業の姿勢を示す
トップが企業の将来について、どんな考えを持ち、どれだけ深くコミットしているかを従業員へ示すのがトップメッセージです。
トップメッセージは多くの場合において、社内外でそのまま企業の姿勢として捉えられます。
特に社内に向けたトップメッセージで、企業の姿勢や従業員に対する想いを示すことで安心感や共感が醸成され、従業員のエンゲージメントやロイヤルティが高まります。

・緊急時や事業環境の変化に対応するリーダーシップを示す
昨今のコロナパンデミックや災害発生時、事故や不祥事などで企業活動が危機的な状況や局面に直面した際はトップメッセージが重要になります。
国内で初めて緊急事態宣言が発令された2020年のことはまだ記憶に新しいと思いますが、企業がすぐに判断や方針を決定することができず、不安を抱えながら出社を続けていた従業員も大勢いたと聞きます。
こうした状況下では従業員は個人の判断だけで何かを決めることはできず、企業の判断に身を任せるほかありません。
企業活動が危機的な状況に置かれているときこそ、事業環境の変化への対応を迅速に示し、従業員の不安や不信感を取り払えるような強いリーダーシップを示すことが必要です。

トップメッセージ発信するときの5つの注意点

トップメッセージを発信する際には、より伝えるために気をつけておくべき5つの注意点があります。

1:一方的にならないよう相手の気持ちを考える
トップが言いたいことだけを一方的に語るだけでは、メッセージは伝わりません。
一時的に目を通すことはあっても、すぐに忘れられてしまいます。
受け取る相手を想像して書き、どんな言葉やエピソードが刺さるかを考えることが重要です。
日頃から現場に目を向け、従業員がどんな状況に置かれているのか、どんな言葉を欲しているのかを考えると良いでしょう。

2:わかりやすい言葉で伝える
トップメッセージは、所属や年代を限定せず全ての従業員に向けて発信するものでもあります。
難しい言葉や専門用語ばかりが使われていると、内容がなかなか頭に入りません。
シンプルな文章とわかりやすい表現を心がけ、読みやすく理解しやすいトップメッセージになるように工夫しましょう。

3:トップの言葉で伝える
威厳を保つ文章を書こうと意識すると、ありきたりな定型文になってしまい、かえって誰の心にも届かなくなってしまいます。
あくまでトップ自らの言葉を使い、語ることが重要です。
トップに共感できる企業は従業員のエンゲージメントが高まる傾向にあると言われていることからも、威厳や尊厳より等身大のメッセージを意識する方が、より伝わりやすく効果的です。

4:数字を活用する
わかりやすい言葉で伝えることはもちろんですが、抽象的な表現ばかりにならないように数字を引用して伝えることもポイントです。
例えば「前年度の業績がよかった」と伝えるより「昨対比180%という大きな伸びをみせた」と数字を出すことで、より具体的なイメージを持たせやすくなります。
数字を活用した根拠のあるトップメッセージは、理解と納得が得られやすく、結果としてトップの信頼性が向上するきっかけにもなるでしょう。

5:定期的な発信、報告や更新を忘れない
トップメッセージは一度発信して終わり、ではありません。
従業員は常に会社の現在の状況、経営の現状に対するトップの判断や情報を求めています。
月に1回、週に1回、年始や創立記念日、株主総会といった節目など、タイミングを決めて発信すると良いでしょう。
また、ミッション・ビジョン・バリューの実現に向け企業が取り組んでいることに対して、その後の進捗を定期的に報告することが重要です。
宣言しっぱなしでは、従業員は付いてきません。
前述の通り、トップに共感できる企業は従業員のエンゲージメントが高まる傾向にあると言われていることからも、常に最新の情報を届けられるよう、メッセージの発信や更新を怠らないようにしましょう。

Web社内報を活用した効果的なトップメッセージの発信方法

それでは、トップメッセージを浸透させるためにはどうしたらいいのでしょうか。
トップの想いを従業員に理解してもらうためには、前述の注意点でも触れたように、本人の言葉でわかりやすく伝えるだけでなく、定期的に発信することが不可欠です。
そこでおすすめしたいのが、Web社内報を使ったトップメッセージの発信です。
Web社内報はSNSのように情報が流れてしまわず蓄積できる点でも、読み返したり繰り返して伝えたいトップメッセージの発信に向いています。
実際にWeb社内報を導入後、トップメッセージを連載コンテンツとして発信したところ、Web社内報の中で最も高いPV数を記録している企業もいます。
他にも、Web社内報ならではの効果的なトップメッセージの発信方法を4つピックアップしました。

・エッセイやブログで発信

トップの考え方に共感・理解してもらうためには、その人をより深く知ってもらうことが必要です。
エッセイやブログでトップの人柄やバックグラウンド、考え方を伝えることで、トップがより身近に感じられる距離感を縮めてくれる効果が期待できます。
格式ばった説明的な文章ではなく、エッセイやブログらしいトップのライフスタイルが感じられる情報や、それを基にしたトップの学びや気づきを伝えるとより効果的です。
最近読んだ本や感銘を受けた映画、趣味など、テーマは多岐にわたるでしょう。
エッセイやブログは長文でなくても問題はありません。
Web社内報であれば、トップが思い立った時にすぐに記事として発信できたり、連載企画として定期的に発信できるメリットがあります。

・動画で発信

リッチコンテンツを掲載できるWeb社内報の強みを活かし、動画でトップメッセージを発信するのも効果的です。
特に若い世代は、文字だけのコンテンツよりも普段から慣れ親しんだ動画の方がリーチしやすいと言われています。
動画は表情や声で、ダイレクトに訴えかけることができるため印象に残りやすいコンテンツです。
長い動画は途中で離脱されてしまう可能性が高いため、なるべく5分以内の短めに収めることをおすすめします。
関連記事:Web社内報にこそ、動画が向いている理由

・座談会で発信

トップの想いを伝える手段の1つとして有効なのが、従業員の目線から経営方針やトップの意向、想いを伝える方法です。
トップと従業員の座談会で、従業員が自身の体験から感じた疑問や仕事に対する意欲、希望などをトップに質問し答えてもらうようにします。
従業員と目線を合わせて対話するトップの姿勢に、従業員は安心感と共感を覚え、トップの信頼性が向上するきっかけにもなるでしょう。
Web社内報の連載企画の1つとして、対談を動画で配信するのもおすすめです。

・対談で発信

外部の有識者や著名人との対談から、トップの考え方や事業環境、社会の動向などを外部の視点も含めて伝える方法もおすすめです。
外部の視点が入ることで、事業に対する理解を促すと同時に、トップと同じ視座で事業を理解することにつながります。
また、対談を通じてトップ自身にも新しい気づきや学びを得る機会にもなり、企業にとって有益であると言えます。
Web社内報だけではなく対談記事を外部に公開したり、動画でリッチコンテンツとして広く展開することも可能です。

まとめ

従業員エンゲージメントを高めるためにトップメッセージは欠かせないものです。
トップメッセージが伝わらなければ、ミッション・ビジョン・バリューや企業理念を浸透させることも難しいでしょう。
ただトップが言いたいことだけを一方的に語るだけでは、メッセージは正しく、そして深く伝わりません。
一時的に目を通すことはあっても、すぐに忘れられてしまいます。
トップメッセージは一度発信して終わりではなく、定期的に繰り返して伝えることが重要です。
情報をタイムリーに伝えられ、蓄積しておくことができるWeb社内報を活用することで、トップメッセージを何度も繰り返して読んでもらうことができます。
トップのパーソナリティも含めてメッセージを伝えることで、より従業員の共感を得られやすくなります。
トップメッセージや企業理念の浸透を目指す方は、Web社内報を効果的に利用してみることをおすすめいたします。

効果的にトップメッセージを発信できるWeb社内報「SOLANOWA」もぜひ合わせてご検討ください。

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マーケティンググループ プロモーションチーム 村上恵美

筆者:
マーケティンググループ プロモーションチーム
村上恵美

2010年より音楽配信サイトにて、各レコード会社のアーティスト紹介に関するキャッチコピーの考案や、楽曲の紹介文作成などライティング業務に従事。2015年より、BtoC向けECサイトのセールスライターとして、月100本の商品紹介文を作成し、CVR7%の維持に貢献。2021年に株式会社スカイアーク入社。社内報プラットフォーム『SOLANOWA』のシェア拡大に向けたインナーコミュニケーション領域に関するコラム執筆やSNS運用など、プロモーション業務を担当する。