社内報で読まれる部署紹介を作る4つのコツ

社内報のなかでも、定番とも言える代表的なコンテンツといえば「部署紹介」です。
普段からやりとりがある部署や支店では、お互いを理解する機会があるかもしれませんが、部署によってフロアが分かれていたり、拠点や支社が全国に点在している場合、実際にどんな人たちがいて、どんな仕事をしているのか把握するのは難しいものです。
社内報で部署紹介を掲載することで、従業員に広く知らせることができます。
社内報の掲載をきっかけに従業員間の横のつながりやコミュニケーションが生まれる効果も期待できます。

そこで今回は、部署紹介が社内報で重要なコンテンツである理由や、社内報で読まれる部署紹介を作るためのコツなどをまとめました。

社内報で部署紹介が重要な2つの理由

社内報にはさまざまな情報が掲載されますが、その中でも部署紹介はかなり重要だといっても過言ではありません。
その理由は、2つあります。

1：幅広い層から読まれるから

企業の規模にもよりますが、他の部署の業務や、その中で働く人たちのことを、普段の業務ではあまり知る機会がないことが多いものです。
とはいえ、同じ企業である以上は、何かしらのつながりや関わりが生まれます。
例えば、名前しか知らないけど業務でお世話になっている方がいたり、普段はメールだけでやり取りしてる人がいたり、オンラインで連絡を取り合う同僚や、共通の事業部メンバーなど、人々は何らかのつながりを持ちます。
そして、こうしたつながりが企業全体を形作っているため、そこに何かしらの興味を覚える人がほとんどではないでしょうか。
つまり、部署紹介は、社内報のコンテンツとして読まれない理由がないほど、幅広い年齢層の読者から自動的に注目があつまるネタだと言えます。

2：社内報の発行目的の実現に効果的だから

社内報の目的といえば、従業員のエンゲージメントやモチベーションの向上、社内の情報共有、経営理念やビジョンの浸透、企業文化や一体感醸成、などがあげられますが、こうした目的の実現に対して、最も効果的なコンテンツが部署紹介です。
それは、多くの切り口があり、自然に伝えたいことを伝えられるテーマとして部署紹介は最適だからです。
例えば、部署の成功事例を理念浸透の観点から伝えてみたり、業務の意義を社会的な観点から紹介し従業員のロイヤリティにつなげたり、さまざまな切り口でコンテンツを企画することが可能です。
読者である従業員が興味を持ちやすく、尚且つどんな発行目的とも親和性が高く、伝えやすい企画が、社内報における部署紹介だと言えます。

社内報で部署紹介をする目的

前述の通り、社内報で部署紹介が重要な2つの理由がありますが、一般的に社内報で部署紹介をする目的としては、次のような点があげられます。

・社内のコミュニケーション活性化

部署紹介の主な目的は、社内コミュニケーションの活性化です。
普段交流の少ない部署や拠点のメンバーのストーリーを通じて、「こんな共通点があった」「この仕事で実は接点があったんだ」といった、新たなつながりが生まれる可能性もあるでしょう。
同じ企業でも、部署や拠点、支社ごとに独自の文化や、特有の風土があるものです。
こうした各部署の特色を理解することで、相互理解が深まり、コミュニケーションがよりスムーズになることが期待できます。

・自分の部署が他部署からどう思われているか知ることができる

自分の部署が紹介された際、その記事に対するコメントやアンケートを通じて読者からの反応が得られることで、他部署からどう思われているかを知ることができます。
例えば、自分の部署が「忙しい」「厳しい」といったイメージを持たれていると思っている場合は、他部署とのコミュニケーションに不安を感じてしまうかもしれません。
しかし、部署紹介から、他部署の人たちが自分たちの部署を「仕事に真摯に取り組んでいる」「スキルの高い人が多い」といったように、ポジティブなイメージを抱いていることを知ることができると、チームの士気も上がるだけでなく、他部署とのコミュニケーションの際に、より自信を持って積極的に接することができるようになるでしょう。

社内報の部署紹介で気を付けるべきポイント

社内報に載せるべきコンテンツだと言える部署紹介ですが、作る際にここだけは気をつけておきたいポイントをまとめました。

・部署の特色や個性を打ち出す

部署紹介の記事を作成する際に「仕事の内容は何ですか？」といった一般的な質問に対する回答だけで記事を作成するのでは、その部署の特徴や魅力が伝わりません。
事前にその部署の下調べをして、その部署ならではの特徴を周囲に伝えるための質問を考えることが重要です。
その部署の人たちにとっては、当たり前に感じてあえて話題にしないようなことも、他部署から見れば新鮮に映ることがあります。
他者の視点から見た独自の情報や特色を伝えることで、部署ごとの魅力をより具体的に伝えることができるでしょう。

・業務の邪魔にならないようにする

部署紹介の記事を作成するにあたり、写真撮影やインタビューなど従業員の協力が不可欠な場面もあります。
ただし、部署によっては例えば機密情報を扱っているなどの理由から、全てを公にすることは避けたい場合もあるでしょう。
重要なのは、本業を妨げない範囲で、その部署ならではの魅力を伝えることです。
どうしても協力が難しい場合は、他の手段を活用して特色や雰囲気を伝える工夫が必要です。

社内報で読まれる部署紹介をつくる4つのコツ

それでは、実際にどのように部署紹介を作成すると効果的なのでしょうか。
ここからは、社内報で読まれる部署紹介をつくるための4つのコツをまとめていきます。

1：答えやすい質問を用意する

部署紹介が毎回マンネリ化してしまうことに悩む方も多いと思います。
解決策としては、答えやすい聞き方をしたり、答えやすい質問を用意することです。
 部署紹介は、個性が出る内容であるにも関わらず、そこのに手を抜くと、一気にマンネリ化してしまいます。
例えば、「チームの紹介をお願いします」という問いかけよりも「チームをカラーで表すとどんなイメージですか」など、漠然とした質問よりも具体的でその部署の個性をひきだす質問を用意すると良いでしょう。

2：ヒト、モノ、コトの視点で考える

さまざまな切り口ができる部署紹介を、より読者の興味を引きつける内容にするには、ヒト、モノ、コトの視点で考えると効果的です。
3つの視点の要素をバランスよく組み合わせることで、部署の魅力を読者に伝えることができます。


ヒト：部門長、新入社員、注目社員、名物社員、
ヒトに関連した内容は、人とのつながりや組織の風土を伝えるのに効果的です。
読者は人物のエピソードや思想、仕事への取り組みを通じて部署を知ることができます。


モノ：担当商品やサービス、使用アイテム
モノに関連した内容は、部署の専門性や技術力を示す手段となります。
読者はその部署が何に注力しているのか、どんな製品やサービスを提供しているのかを理解できます。

コト：イベントや最近トピックの紹介
コトに関連した内容は、その部署がどんな活動をしているかを伝える手段となります。
読者はその部署の進化や志向、チームの現状や目標などを知ることができます。

3：他部署の目線から紹介してみる

部署紹介では、その部署に所属する従業員の視点からだけでなく、他部署の視点も取り入れることで、より多面的な情報を読者に提供できます。
通常はその部署に取材をしたり、アンケートに回答してもらうことが多いと思いますが、他部署に協力してもらい、その部署がどんな部署に見えているか、独自の視点で紹介することで、興味深い記事になります。
例えば、「実は、●●部には文系が多い！」「●●のことなら●●さんに聞け！」など、個性的で面白いエピソードや意見を取り入れることで、読者の興味を引くことができます。
他部署の視点を提供することで、社内の多様性や人間関係の魅力を伝えることができ、読者はより広がりのある視野を得ることができるでしょう。

4：マニアックな内容も盛り込んでみる

部署紹介では、他にはない独自の魅力や専門性を引き出すために、時にはその部署のマニアックな側面を紹介することも効果的です。
例えば、「●●マニアでもある●●さん」といったトピックを設け、その部署のマニアックな特徴や、その分野に対する情熱を持つ従業員を取り上げることで、その部署の専門性や個性を読者に伝えることができます。
企業の各部署にはそれぞれ固有の魅力があります。
その魅力や専門性を強調することで、社内報の部署紹介がより魅力的になり、従業員たちが自身の部署に誇りを持つきっかけとなるでしょう

まとめ

社内報で読まれる部署紹介の作りかたについて、ポイントなどをまとめてみました。
部署紹介は、他部署の人たちのことを知るきっかけになるだけでなく、組織全体の一体感や連携を高める助けにもなります。
他部署の仕事や取り組みを知ることで、共通の目標に向けた理解が深まり、協力関係が築かれることでしょう。
社内報の部署紹介は、個人の紹介だけでなく、その部署が取り組んでいるプロジェクトや成果、活動の概要もあわせて紹介することで、企業全体のビジョンや方向性を共有する手助けにもなります。
また、社内報に掲載された部署紹介は、従業員が自身の所属する部署の誇りを感じるきっかけにもなり、モチベーションの向上にも寄与するでしょう。

今回ご紹介したポイントを意識しながら、ぜひ自社の財産になる部署紹介コンテンツを作成してみてください。

筆者：プロモーションチーム ディレクター 村上恵美

某音楽配信サイトのプロモーションチームに配属。サイト運営をしながら、主にアーティストのキャッチコピーなどライティング業務にも従事。ECサイトでは毎月100本の商品紹介文を作成し購買率の向上に貢献。2021年 「"はたらき"から、笑顔を」という会社のビジョンを熱く語る上司に魅了されスカイアークへ入社。SOLANOWAのシェア拡大に向け、Web、SNSなどのコンテンツ強化を中心に、プロモーション業務全般のディレクションを担当。